Werkplekbeheer
|
Bekijk ook
|
Wat is werkplekbeheer?
Wat is werkplekbeheer?
Werkplekbeheer, ook wel werkplek management of workspace management genoemd, heeft niet alleen betrekking op het inrichten en onderhouden van laptops en andere IT systemen op vaste werkplekken. Door het vele thuiswerken gaat het ook de thuiswerkplek of flexplekken op andere niet aan de locatie gebonden werkplekken. Daarnaast gebruiken medewerkers ook (eigen) smartphones, tablets en laptop voor werkdoeleinden, waardoor het veiligheidsrisico toeneemt.
Wat is een digitale werkplek?
Werken op locatie is mogelijk geworden door snel en betrouwbaar internet en andere digitale technologie. Om die reden wordt vaak gesproken over digitale werkplekken. Een digitale werkplek geeft je medewerkers toegang tot alle benodigde tools en applicaties om hun werk te kunnen doen, waarbij de locatie niet uitmaakt. Het combineert verschillende soorten IT oplossingen en technologie, zoals cloudservices, bedrijfssoftware, communicatietools en platforms die er een naadloze, interactieve en verbonden werkomgeving van maken. Vanaf hun flexibele digitale werkplek hebben medewerkers de mogelijkheid te communiceren, samen te werken en hun taken uit te voeren. Iedere digitale werkplek omvat ook meerdere maatregelen voor data security en toegangsbeheer.
Beheer van digitale werkplekken
Er is veel expertise nodig op het gebied van hardware, software en IT security om de diversiteit aan digitale werkplekken op afstand te kunnen beheren en beveiligen. Die expertise is essentieel. Als jullie systemen tijdelijk niet beschikbaar zijn of als jullie data in verkeerde handen valt, kan dat grote zakelijke gevolgen hebben. Naast het onderhouden en beveiligen van applicaties en apparatuur heeft werkplekbeheer ook raakvlakken met het beheren van netwerken, servers en met de opslag en back-up van data. Bekijk daarom ook de sectie IT beheer.
Hybride werken
Veel bedrijven hebben thuiswerken mogelijk gemaakt. Met name de coronaperiode heeft hierbij als katalysator gewerkt. Inmiddels is hybride werken de norm. Werknemers vinden dit een goede ontwikkeling. Ze voelen zich als thuiswerker productiever, omdat ze minder vaak afgeleid worden door collega’s of overbodig overleg. Bovendien hebben zij geen reistijd meer en worden er geen andere kosten woon-werkverkeer gemaakt.
Op de thuiswerkplek moet probleemloos toegang zijn tot het bedrijfssysteem. Dat kan door applicaties en data in de cloud beschikbaar te stellen. Daarnaast willen medewerkers net zo gemakkelijk kunnen samenwerken en overleggen als op kantoor. Ook hiervoor is een scala aan cloud tools voor beschikbaar, zoals collaboration en videoconferencing tools. Werkplekbeheer richt zich dus op het inrichten en ondersteunen van volwaardige virtuele werkplekken op kantoor én thuis.
Belang van werkplekbeheer
Het is een grote uitdaging om de continuïteit, functionaliteit en veiligheid van digitale werkplekken te waarborgen. Dat komt niet alleen door het groeiend gebruik van mobiele apparaten en de trend van thuiswerken. Gebruikers stellen ook meer persoonlijke eisen. Zo willen ze zelf een mobiel apparaat of laptop kunnen kiezen, zelf applicaties kunnen toevoegen en zelf hun werkblad inrichten. Als de werkplekbeheerder hierop geen grip heeft, worden het beheer en de beveiliging van je hardware, software en data steeds complexer.
Gebruikers verwachten dat alle IT faciliteiten op elk moment snel opstarten en goed werken. Toch kunnen er altijd storingen optreden of onderbrekingen zijn door gepland onderhoud. Denk bij dat laatste aan een update van hardware of software om de gebruikte IT oplossingen stabieler en veiliger te maken. De downtime moet tot een minimum worden beperkt en er moet goede communicatie over zijn met eindgebruikers om ergernissen te voorkomen.
Waaruit bestaat werkplekbeheer?
Werplekbeheer begint met het adviseren over de aanschaf en het onderhoud van hardware en software en de installatie daarvan op de werkplek. Daarna gaat het om onderhoud, het uitvoeren van updates en het beveiligen van de werkplek. Alle werkzaamheden zijn erop gericht om ervoor te zorgen dat de flexibele IT omgeving van je medewerkers optimaal functioneert. Enkele aspecten hiervan zijn:
- Hardwarebeheer – Het installeren, onderhouden en upgraden van fysieke apparatuur, zoals computers, laptops, printers en andere randapparatuur.
- Softwarebeheer – Het installeren en updaten van de software die medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Dit omvat ook licentiebeheer en het zorgen voor compatibiliteit tussen verschillende applicaties.
- Netwerkbeheer – Het zorgen voor een stabiele en veilige netwerkverbinding waarmee medewerkers toegang hebben tot gedeelde data en internet.
- Security management – Het beschermen van de werkplek tegen virussen, malware en andere bedreigingen. Hierbij horen ook het beheren van firewalls, het uitvoeren van regelmatige beveiligingsupdates en het monitoren van het netwerk op verdachte activiteiten.
- Ondersteuning en helpdesk – Het bieden van technische ondersteuning aan medewerkers voor problemen die ze ondervinden met hun hardware of software. Dit kan ondersteuning op afstand of op locatie zijn.
- Gebruikersbeheer en authenticatie – Het beheren van gebruikersaccounts, wachtwoorden en toegangsrechten tot verschillende systemen en applicaties binnen je organisatie.
- Documentatie en training – Het zorgen voor duidelijke handleidingen en procedures voor het gebruik van jullie IT infrastructuur en systemen. Door te trainen leren medewerkers effectief gebruik te maken van de technologie.
Over werkplekbeheer outsourcen of zelf doen
Werkplekbeheer zelf doen of uitbesteden?
Je hebt de keuze om werkplekbeheer intern en zelfstandig uit te voeren of uit te besteden aan een externe IT beheer specialist. Wanneer je ervoor kiest om het werkplekbeheer zelf te doen, heeft dat zowel voor- als nadelen. Een voordeel is dat alles in eigen huis gebeurt. Medewerkers met een vraag of probleem kunnen direct bij de interne IT beheerder aankloppen. Omgekeerd kan een interne IT beheerder snel op de werkplek komen kijken en het probleem zo mogelijk direct oplossen.
Nadeel van eigen beheer is dat het lastig kan zijn om het kennisniveau van je interne IT beheerders op peil te houden. Zeker als je een kleine IT afdeling hebt, kunnen de afhankelijkheid en risico’s te groot worden. Ook aspecten als personeelskosten, ziekte en aanwezigheid maken het zelf beheren van werkplekken kwetsbaar.
Werkplekbeheer outsourcen
Er zijn verschillende argumenten om het werkplekbeheer uit te besteden. Vaak is het noodzaak, omdat jullie noodzakelijke kennis niet in huis hebben of omdat er geen personeel beschikbaar is. Voordeel van outsourcen is dat je meer zekerheid hebt over het goed uitvoeren van het beheer. De afspraken hierover worden doorgaans vastgelegd in een SLA (service level agreement). Uitbesteden kan ook goedkoper zijn dan zelf iemand in dienst te nemen. Dat geldt met name voor kleinere organisaties waar een IT’er geen dagtaak heeft het beheren van de werkplekken. Voordeel van een externe specialist is de diepe en brede kennis en ervaring. Bovendien bieden veel externe dienstverleners de mogelijkheid om 24/7 jullie systemen te monitoren, storingen op te lossen en gebruikersvragen te beantwoorden.
Het kan verstandig zijn om je werkplekbeheer uit te besteden aan de IT beheer specialist die ook het beheer verzorgt van jullie overige systemen, het netwerk en andere IT faciliteiten. Dan leg je alle beheertaken bij één partij, waardoor er een volledig overzicht is en er maar één verantwoordelijke is.
Afspraken maken met een externe werkplekbeheer specialist
Wanneer je kiest voor uitbesteden is het belangrijk om goede afspraken te maken met de externe partij. Bijvoorbeeld over de vraag wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van je IT systemen, hoe deze worden gemonitord, wat de minimale reactiesnelheid is en wat de maximale tijd is waarbinnen problemen opgelost moeten worden. Als sprake is van een hybride werkomgeving, waarbij zowel op kantoor als thuis wordt gewerkt, moet dit ook meegenomen worden in de afspraken. Daarnaast is het belangrijk om vast te leggen wat de taakverdeling is bij het inrichten van nieuwe werkplekken.
Wat kost het uitbesteden van werkplekbeheer?
Bij de uitbesteding van werkplekbeheer betaal je meestal een vast bedrag. Voor eenvoudige configuraties kan dat 20 of 30 euro per werkplek per maand zijn. Voor complexere configuraties is 100 euro of meer per maand ook mogelijk. De tarieven zijn van verschillende factoren afhankelijk, zoals:
- Soort werkplek – Vaste werkplekken op kantoor zijn goedkoper dan virtuele werkplekken (in de cloud).
- Vereiste servicegraad – Je betaalt uiteraard meer wanneer je behoefte hebt aan 24/7 support, zowel op kantoor als bij je medewerkers thuis.
- Aantal werkplekken – Hoe meer gebruikers en werkplekken je wilt laten ondersteunen, hoe minder je per werkplek betaalt.
- Configuratie – Voor complexe werkplekomgevingen met veel hardware en software betaal je een hoger tarief.
- Combinatie met andere IT taken – Wanneer je een externe IT beheer specialist ook inhuurt voor bijvoorbeeld cloud- en netwerkbeheer zal het tarief voor het werkplekbeheer waarschijnlijk lager zijn.
Wat kan je verwachten van je werkplekbeheer specialist?
Werkplekbeheer of workspace management kan bestaan uit meerdere onderdelen. Welke daarvan je benut, stem je af met de werkplekbeheer specialist die je inschakelt.
- Adviseren over de aanschaf en het onderhoud van je werkplekken.
- Leveren van hardware en software.
- Installeren van nieuwe werkplekken.
- Updaten van alle applicaties die in gebruik zijn.
- Installeren en onderhouden van antivirus, anti-malware en security updates.
- Monitoren van hardware en software.
- Preventief beheer.
- Onderhouden van cloudwerkplekken.
- Opschonen van het systeem.
- Systeembeheer op locatie.
- Serverbeheer.
- Storage en databeschikbaarheid.
- Oplossen van storingen.
- 24/7 bereikbaarheid (helpdesk, servicedesk, online support of remote support.
- Ondersteuning bij technische problemen.
- Beantwoording van gebruikersvragen.
Werkplekbeheer specialisten en adviseurs
Werkplekken moeten altijd beschikbaar zijn met werkende hardware en software, probleemloze verbindingen en maximale veiligheid. Om je daarbij te helpen kan je een werkplekbeheer specialist inschakelen. Bekijk het overzicht hieronder. Meer IT beheer specialisten (IT beheer algemeen, cloudbeheer, serverbeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer) vind je hier.
Extra informatie over werkplekbeheer
Ontdek meer over werkplekbeheer en de verschillende oplossingen via deze artikelen:
Werkplekbeheer voor betere controle over IT-systemen (Cobytes)
Digitale werkplek – Tips & tools om slimmer te werken (Connectium)
Waarom goed werkplekbeheer essentieel is (Solvisoft)
Hybride werken: hoe houdt u de moderne werkplek veilig? (PQR)
Moderne werkplek: uniform of divers (Computable)
MEER
Lees verder
Meer lezen? Download de gratis boeken van het ICT informatiecentrum.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief
Ook interessant
IT beheer
Data management
Data opslag
Cloudcomputing
