TMS software

TMS software is de ICT oplossing die de automatisering van taken en het verwerken van data mogelijk maakt, die te maken hebben met het vervoer van fysieke producten. De oplossing bestaat meestal uit de transport management software zelf en hardware, zoals boordcomputers. Transport management systemen helpen je organisatie met onder andere het plannen van de routes, het selecteren van vervoerders, het optimaliseren van de vracht en tracking and tracing van de vracht. Door het gebruik van TMS oplossingen krijg je meer controle op levertijden, kunnen jullie de kosten van logistieke processen verlagen en de service aan klanten verbeteren.

TMS oplossingen passen bij de behoefte en noodzaak om logistieke processen steeds verder te automatiseren. Die verdere digitalisering is ook zichtbaar in de hoge mate van automatisering van magazijnen met warehouse management systemen (WMS), het beheren van de supply chain met SCM oplossingen en het toepassen van ERP software als basissysteem voor het automatiseren van alle operationele, administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen. Voor het beheren van transportprocessen is een stabiele en betrouwbare aansturing van deze processen noodzakelijk. TMS software zorgt hiervoor.

Het gebruik van TMS software biedt je organisatie een groot aantal voordelen, waaronder:

• Optimale controle over jullie transportplanning.
• Betere en constantere logistieke processen.
• Betere communicatie met interne en externe betrokkenen.
• Betere communicatie met klanten.
• Minder fouten en vertragingen bij leveringen.
• Snellere oplossingen bij verstoringen in de levering.
• Betere planning van interne taken.
• Betere samenwerking in de supply chain.
• Lagere kosten voor transport en administratie.
• Hogere tevredenheid bij jullie klanten.

Een goed transport management systeem bevat alle functionaliteiten die noodzakelijk zijn om de vervoersprocessen van je organisatie zo optimaal mogelijk te organiseren en managen. Afhankelijk van de complexiteit van het type transport wordt het TMS systeem omvangrijker en complexer. Denk hierbij aan functionaliteiten zoals klantregistratie, orderverwerking, planning, facturatie, navigatie, fleet management, communicatie en de koppeling met administratie software of ERP systemen. Met moderne TMS software:

• Automatiseer je jullie transportprocessen waardoor efficiëntie toeneemt en kosten afnemen.
• Krijg je meer inzicht in transportprocessen, verstoringen daarin en oplossingen daarvoor.
• Verbetert de planning en heb je meer flexibiliteit om te reageren op spoedleveringen en verstoringen.
• Heb je door de integratie met ERP software, warehouse management systemen (WMS) en yard management systemen (YMS) de mogelijkheid jullie processen in de supply chain te optimaliseren.

Een belangrijk onderdeel van een transport management systeem is planning en dispatching. De software verzorgt in dit onderdeel de ritplanning en routeplanning, terwijl rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van je wagenpark en personeel. Daarnaast rekent het systeem uit welke transportopdrachten het beste tot efficiënte ritten kunnen worden gebundeld en welke in- en uitlaadvolgorde optimaal is. Uiteraard zijn er transport management systemen die een geïntegreerde routeplanning bevatten. Hierdoor wordt automatisch de meest efficiënte route berekend voor het transport.

Ritplanning heeft tot doel om de planning en uitvoering van de routes voor jullie wagens te optimaliseren. Ritplanningssoftware maakt bijna altijd deel uit van TMS software. Met deze functie kan je de meest efficiënte en meest goedkope routes bepalen, rekening houdend met de afstand tussen afleverplaatsen, het aantal tussenstops om andere redenen, de beschikbaarheid van wagens en chauffeurs, enzovoort. Ritplanningssoftware kan realtime routes aanpassen op basis van actuele verkeerssituaties of plotselinge wijzigingen in bezorgadressen of -tijden. De beheerbaarheid van ritten en routes draagt bij aan betere logistieke prestaties, lagere kosten en een hogere klanttevredenheid.

Een transport management systeem moet eenvoudig kunnen worden gekoppeld aan mobiele apparaten en boordcomputers. Zo kunnen ritadministratie, brandstofverbruik, kilometerstanden en aflevertijden direct worden gecommuniceerd met de software. Boordcomputers kunnen verschillende functies uitvoeren. Ze volgen de route via GPS, helpen bij het naleven van regels rond arbeidstijden, registreren brandstofverbruik en informatie over de onderhoudsstaat van de wagen en kunnen overweg met elektronische vrachtbrieven en andere digitale documentatie. In plaats van speciaal ontwikkelde boordcomputers wordt inmiddels ook vaker gebruik gemaakt van apps op mobiele apparaten zoal als tablets en smartphones.

Transport management software komt in veel vormen voor. Er bestaan totaaloplossingen die alle aspecten van transport management bevatten en software voor onderdelen daarvan. Met TMS software, transport management systeem, transport planning systeem, transportbeheer systeem of transportsoftware wordt meestal een totaaloplossing bedoeld. Voor specifieke onderdelen bestaat er bijvoorbeeld separate software voor ritplanning en routeplanning, brandstof management, fleet management, trailer management, tachograaf management en yard management.

Zoals alle bedrijfssoftware zijn ook transport management systemen tegenwoordig bijna altijd cloudoplossingen. De cloud heeft TMS software veel nieuwe mogelijkheden en flexibiliteit gebracht, waardoor oplossingen en toepassingen op kleinere schaal ook interessant zijn geworden. Met name de e-commerce bedrijven hebben hiervan al optimaal gebruik kunnen maken. Ook andere nieuwe technologie heeft grote impact op TMS software.

Het gebruik van artificial intelligence (AI) technologie en machine learning in de software zelf, de toepassing van sensoren voor het verzamelen van meer data (IoT, Internet of Things) en het gebruik van zelfrijdende wagens zijn voorbeelden van vernieuwingen rond TMS oplossingen. Klantportalen geven klanten doorlopend inzicht in de status van hun bestellingen en leveringen. Blockchain technologie garandeert in de leveringsketen betrouwbare track and trace data. Daarnaast zijn er digitale assistenten en chatbots die de communicatie met en voor klanten en gebruikers kunnen vereenvoudigen.

Wellicht ben je als eindverantwoordelijke, projectleider of op een andere manier betrokken bij een TMS selectie. Dan weet je hoe lastig en complex het is om het selectietraject en het vervolg van je TMS project succesvol uit te voeren. Om je daarbij te helpen biedt het ICT informatiecentrum de TMS box, met tools en informatie over de selectie en implementatie van TMS software.

De TMS box bevat alle informatie over het selecteren van een transport management oplossing. Een paar adviezen over het kiezen van TMS software geven we je nu alvast:

• TMS projecten zijn complexe ICT projecten, onder meer vanwege het grote aanbod van TMS systemen en de complexiteit van logistieke processen. Hulp is bijna altijd nodig. Wacht daar niet mee tot je vastloopt.
• Vaar bij TMS selectie niet blind op wat adviseurs, selectiewebsites of anderen je adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat je iedere keuze zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
• Maak gebruik van een TMS specialist die verstand heeft van jullie type transportprocessen en ervaring heeft.
• Richt je niet te snel op grote spelers op de TMS markt. Voor jou minder bekende TMS software en TMS dienstverleners bieden vaak oplossingen met heel eigen eigenschappen en voordelen.
• Maak met iedereen die bij jullie TMS project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
• Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van je keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
• In de selectiefase is voor TMS leveranciers niets een probleem en alles kan opgelost worden. Zorg ervoor dat je doorvraagt, garanties krijgt en referenties kent. Daarmee voorkom je dat beperkingen van een TMS oplossing pas blijken als de implementatie ervan al is begonnen.
• Beoordeel een TMS oplossing niet alleen op de specificaties van de software zelf, maar met name ook op de deskundigheid van de leverancier ervan.
• Voorkom dat je TMS project qua kosten en planning ontspoort. Controleer tijdens de selectiefase welke leveranciers je de meeste zekerheden bieden en realiseer je dat van ‘minderwerk’ zelden sprake is en van ‘meerwerk’ bijna altijd.
• Het is onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview een TMS oplossing te selecteren. De gesuggereerde ‘onafhankelijkheid’ van dergelijke diensten is in werkelijkheid niet meer dan het adviseren van oplossingen waarvoor de leverancier daarvan voor de uitkomst van dit advies betaalt.

Het ICT informatiecentrum heeft een speciale website over TMS software. Kijk daar voor een bundeling van alle informatie en verwijzingen naar unieke bronnen die je helpen met informatie over oplossingen, de selectie, een stappenplan en het project management rondom een TMS implementatie.

Naar TMSsystemen.nl

Warehouse management systemen
Supply chain management
ERP software