Standaard software

Veel bedrijfssoftware betreft een standaard softwarepakket. Standaard pakketten zijn in feite kant-en-klare pakketten, die vaak branche- of sectorspecifiek zijn. In andere gevallen zijn ze meer algemeen, waardoor ze in uiteenlopende bedrijven kunnen worden geïmplementeerd. De software kan na implementatie nog aangepast worden, maar de mogelijkheden hiervoor zijn beperkt.

Standaard software selecteren

Het selecteren van de juiste standaard software met de juiste partner voor uw bedrijf vergt aanzienlijke kennis van de markt en diepgaande kennis van uw bedrijfsprocessen. Zeker gezien het grote aanbod van bedrijfssoftware en partijen in de markt is het bijna onmogelijk om alle combinaties tussen pakketten en leveranciers te verkennen. Het gebeurt dan ook regelmatig dat er te snel een keuze wordt gemaakt voor een A-merk met een bekende leverancier, zonder goed te weten of het een goede fit is voor het bedrijf. Men kiest bijvoorbeeld voor Microsoft Navision terwijl dat beter Microsoft AX had kunnen zijn of andersom. Vaak wordt de mate waarin eigen processen uniek zijn onderschat en is er al snel een voorkeur voor een bepaald systeem of een bepaalde leverancier. Het is daarom verstandig om vroegtijdig directie of management te betrekken bij het project. Op deze wijze kunnen aannames over complexiteit van processen snel worden gestaafd.

Toepassing

Standaard software is ideaal als deze past binnen de organisatie en als een standaard geïmplementeerd kunnen worden. De huidige bedrijfsprocessen moeten in kaart gebracht worden en gespiegeld aan de standaard bedrijfsprocessen binnen het systeem. Immers, het standaard pakket is meestal opgebouwd uit best-practices voor proces x of branche y. Door gebruik te maken van de add-ons kunnen eventueel ook andere bedrijfsprocessen worden vereenvoudigd of geautomatiseerd. Standaard pakketten kunnen meestal ook worden geparametriseerd op specifieke bedrijfskenmerken. Het aanpassen van (de kern van) de bedrijfssoftware verdient geen aanbeveling. Later, bij het upgraden van het systeem, kan dat leiden tot problemen.

Voordelen standaard software

Qua investering is standaard software over het algemeen de meest interessante optie. U betaalt licenties en een onderhoudsfee waarvoor uw partner het systeem door ontwikkelt, gewijzigde wettelijke eisen implementeert en nieuwe features toevoegt. Het pakket wordt veelal breed in de markt gebruikt, waardoor het risico op kinderziektes en fouten voor u minimaal is.

Door gebruik te maken van bestaande best-practices kan men de inzet van softwarepakketten optimaliseren en ervoor zorgen dat men alle opties benut die het systeem u biedt. U kunt ideeën opdoen bij uw branchegenoten over de toepassingen en mogelijkheden van het systeem. Wettelijke wijzigingen en aansluiting vinden bij nieuwe platformen zijn voor rekening van uw leverancier. De regie hiervoor ligt bij hem; u hoeft alleen de nieuwe versie te installeren op een voor u geschikt moment. Door u gewenste wijzigingen en verbeteringen kunt u rechtstreeks of via user groups aandragen. Het is natuurlijk de leverancier die bepaalt of een nieuwe versie aan uw wensen tegemoetkomt. Meer moderne systemen stellen u in staat om, binnen zekere grenzen, zelf wijzigingen door te voeren.

Nadelen standaard software

De grote valkuil bij bedrijfssoftware als standaard pakket is dat u een keuze maakt voor ‘standaard’, terwijl u toch de regie en zeggenschap over het systeem in eigen hand wil houden. Helaas wordt dit vaak pas na de definitieve keuze en tijdens de implementatie geconstateerd. Immers, op de werkvloer blijkt dat de processen toch echt anders lopen dan de software voorschrijft. Op het moment dat u ervoor kiest om de standaard software aan te (laten) passen aan uw specifieke bedrijfsprocessen, maakt u van uw standaard pakket een maatwerk systeem. Het installeren van updates wordt een kostbare aangelegenheid en u kunt niet langer eenvoudig gebruikmaken van nieuwe functies en features die worden ontwikkeld.

Vanwege de hoge kosten wordt het installeren van nieuwe versies uitgesteld met als gevolg dat het pakket vroeg of laat niet meer ondersteund wordt. Treffend voorbeeld hiervan is Microsoft Navision 2009. Veel bedrijven hebben deze software tot in de kern aangepast en zijn niet meer overgestapt op nieuwe versies. Microsoft heeft aangegeven vanaf 2019 Navision 2009 niet langer te ondersteunen. Bovendien wordt de ontwikkellicentie ingetrokken, waardoor het doorvoeren van wijzigingen niet meer mogelijk is. Bedrijven zijn dus genoodzaakt om op korte termijn te vernieuwen om hun continuïteit te waarborgen.

Een ander nadeel van standaard software kan zijn dat het voor de gebruikers een bijzonder grote overstap betekent. Jarenlang hebben ze gewerkt met het bestaande systeem. Zij kennen dat door en door en weten precies hoe ze bepaalde uitzonderlijke processen binnen het systeem moeten afhandelen. In het nieuwe systeem is die kennis niet langer bruikbaar, gebruikers moeten zich aanpassen aan andere processen en andere software. De implementatie van een standaard pakket is daarom geen sinecure. Het vergt uitgebreide voorbereiding op het gebied van onder andere training en conversie.

Projectduur en kosten

Projecten rondom standaard software kunnen qua duur variëren van 4 maanden tot 2 jaar. In de regel wordt er gecalculeerd met licenties, onderhoud en benodigde uren. In bepaalde specifieke gevallen kan een fixed price worden bedongen.