Selectie aanbieder van digitale formulieren
Digitale formulieren zijn er in diverse vormen en bieden verschillende softwareoplossingen om de data in uw organisatie te registreren. Welk systeem past het beste bij uw organisatie? Hoe maakt u de juiste keuze uit een oerwoud aan registratiesystemen en aanbiedingen?
Doelen
De doelen om informatiestromen te stroomlijnen en slimme webformulieren te maken, zijn het boeken van tijdwinst, een hogere kwaliteit van informatie, kortere doorlooptijden en een betere (interne) communicatie. Of u daarvoor zelf de software gaat aanschaffen of beter gebruik kunt maken van een cloudoplossing, is van verschillende factoren afhankelijk.
Cloudoplossingen
De tijd dat men software kocht en jaarlijks de onderhoudskosten (20-25%) betaalde, ligt achter ons. Zo ook bij de cloudoplossing van webformulieren-systemen. Waarom zou u het bedrijfskapitaal investeren in software waarvan de kosten en opbrengsten nog ongewis zijn? Flexibiliteit is te koop, maar de voorwaarden van de aanbieders verschillen zeer sterk.
Aanbieders van digitale formulieren hanteren vaak een vanaf-prijs, die oploopt met toenemende complexiteit en opslag van formulieren. Dit kan voor formulieren met een uitgebreide workflow, veel foto’s of met niet-gedefinieerde gebruikers aanzienlijk oplopen. Daarnaast verschillen aanbieders in hun abonnementsvorm. Soms is een licentie een jaar geldig, in andere gevallen wordt verrekend op basis van gebruik van de infrastructuur. Ook het aantal geregistreerde gebruikers kan als basis dienen voor de prijsstelling. Geregistreerde gebruikers kunnen formulieren opstarten en afwerken, afhankelijk van de toegekende autorisatie door de eigen beheerder.
Kosten en opbrengsten vergelijken
Een digitaal formulieren systeem leidt door betere informatievoorziening in de eerste plaats tot een kwaliteitsverbetering van de geleverde producten en services. Daarnaast is het mogelijk de efficiencyslag te kwantificeren met een Return of Investment berekening (ROI). Het ROI resultaat komt overeen met het aantal malen dat een investering wordt terugverdiend. Als u de kwaliteitsverbetering achterwege laat en zich uitsluitend richt op de tijdsbesparing die u realiseert bij het invullen van formulieren, het opvolgen en monitoren, dan krijgt u een eerste indicatie of het gebruik van een webformulierensysteem gaat bijdragen aan een verhoogde efficiency. Het praktijkresultaat zal dus nog beter zijn. Door de ingebouwde restricties die verschillende leveranciers hanteren, is het niet mogelijk de kosten direct te vergelijken. De belangrijkste variabelen zijn het aantal gebruikers, de complexiteit van de formulieren en het aantal handelingen (opvragingen).
Tips bij selectie en implementatie
- Laat de leverancier van digitale formulieren software een live demo geven en overtuig uzelf van de eenvoud van het samenstellen van formulieren, routes en rapportages.
- Laat de kosten van uw specifieke formulieren doorrekenen door de leverancier. Let hierbij op het aantal verzendstappen in formulieren en/of aantal malen dat formulieren worden opgevraagd. Dit voorkomt onnodige verrassingen.
- Bij het opstellen van formulieren geldt: ‘begin with the end in mind’. Wat wilt u bereiken met het formulier en welke vragen, workflow, autorisaties en rapportages horen daarbij? De ervaring leert: eerst modelleren, dan pas digitaliseren. Modelleren kost ongeveer 90 procent van de tijd bij het opstellen van een formulier.
- Begin klein met één formulier waarvan u zeker weet dat de huidige werkwijze tijdrovend is en/of frustrerend binnen uw organisatie.
- Als u begint met digitalisering van bedrijfsprocessen, vergeet dan niet uw organisatie mee te nemen en goed te instrueren.
- Verzamel eens alle Excel-files of lijstjes binnen uw organisatie voor de diverse bedrijfsprocessen en inventariseer de hoeveelheid verspilling in tijd, duplicaten, zoeken, etc.
- Bekijk ook eens welke andere registratiesystemen die u nu gebruikt vervangen zouden kunnen worden door een formulierenregistraties systeem met workflow. Hier kunt u mogelijk ook licentiekosten besparen.
Bron: Anton Schaerlaeckens, Founder leanforms.com.
