Productieplanning optimaliseren

De economische schade die productiebedrijven in het MKB (tot 250 werknemers) in 2017 hebben opgelopen als gevolg van late leveringen, bedraagt 6 miljard euro. Dat is gelijk aan gemiddeld 4% van de jaaromzet per productiebedrijf. Van de klanten blijft 16% weg na een te late levering. Dat blijkt uit een onafhankelijk, jaarlijks terugkerend onderzoek onder honderden productiebedrijven in opdracht van Exact Software.

6 miljard is een flinke som voor bedrijven die nog niet zo lang geleden voornamelijk aan het besparen waren om het hoofd boven water te houden. Reden te meer om te zorgen dat die miljardenberg bij de omzet kan worden opgeteld. Met een gemiddelde omzetgroei van 14% zijn de vooruitzichten goed. Nu productiebedrijven vooral kijken naar het verbeteren van producten of diensten (47%) én het vinden van nieuwe (46%) is 2018 een goed moment om de productieplanning onder de loep te nemen. En dat is hard nodig. Veel productiebedrijven (39%) zien namelijk een trend waarbij meer orders in kleinere series worden besteld. En om veel van dat soort orders te managen moet alles op rolletjes lopen.

Vier stappen om meer orders beter te kunnen managen

Stap 1: Realtime inzicht in het complete productieproces
Het begint bij het automatiseren en koppelen van alle bedrijfsprocessen in 1 tool. Van order-, voorraad- en relatiebeheer tot productievoortgang, facturatie, boekhouding en zelfs e-commerce aan toe. Daardoor kan iedereen overal werken met dezelfde gegevens die altijd up-to-date zijn. Dat betekent dat de voorman naar precies dezelfde gegevens kijkt als de verkoper. Dat betekent ook dat iedere order van bestelling tot aflevering bij de klant in realtime te volgen is. ‘Nee verkopen’ is niet meer nodig.

Stap 2: Razendsnel competitieve offertes opstellen
Maar liefst 40% van de productiebedrijven heeft moeite met het opstellen van een competitieve offerte. Met een geïntegreerde online tool is dat probleem voor eens en altijd de wereld uit. Als alle zaken als productiehistorie voor vergelijkbare opdrachten, tarieven voor vaste en variabele kosten of prijsverhogingen, kortingen en materiaalkosten altijd up-to-date zijn, is het een kwestie van onderdelen aanvinken, op een knop drukken en de offerte komt er netjes uitrollen. Als een nieuwe klant een spoedorder plaatst, ligt er binnen een paar seconden een scherpe offerte op tafel.

Stap 3: Realtime inzicht in de voorraad
Giswerk is nergens voor nodig. Vooral als het voorraadbeheer nog op een spreadsheet wordt gedaan, is het tijd om verder te kijken. Over de jaren hebben verschillende onderzoeken uitgewezen dat tussen de 88 en 95% fouten bevatten. Geen betrouwbare basis voor zoiets vitaals als de voorraad. Met een online tool is precies te zien welke materialen en hoeveel tijd er nodig is om een bepaald product te maken. De reden? Voorraadgegevens kloppen, het is makkelijk om te zien of er extra materialen moeten worden besteld (een proces dat ook nog eens geautomatiseerd kan worden) en het werk is makkelijker uit te besteden.

Stap 4: Effectiever communiceren
Een goed productieproces is afhankelijk van goede communicatie. Projectmanagement via e-mail of plaknotities zijn geen goede voorbeelden. De oplossing is dan om zoveel mogelijk communicatie via één tool te laten lopen. Bij voorkeur een tool waarbij CRM geïntegreerd is. Zo werken collega’s beter samen en is het veel beter communiceren met klanten en leveranciers. Alle contactgegevens zijn voorhanden, de orderstatus is altijd in te zien en als er een ontwerpwijziging is geweest is dat direct te zien. Dat voorkomt miscommunicatie. Er zijn zelfs alerts en geautomatiseerde taken in te stellen, zodat het hele productieproces veel efficiënter verloopt.

Kijk kritisch naar hoe u uw productieprocessen verder kunt optimaliseren. Met een tool dat u helpt met het plannen en administreren van uw productie is veel winst te behalen.

Bron: Exact, kennispartner van het ICTinformatiecentrum.