Projectmanagement software

Oplossingen, leveranciers en informatie over projectmanagement tools

 

 

 

4 onmisbare bronnen

Oriënteren op projectmanagement software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Meer weten? Download gratis boeken.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.

 

 

 
KENNISMAKING

Wat is projectmanagement software?

 

Wat is projectmanagement software?

Projectmanagement software helpt projectleiders en teams die aan projecten werken bij het zo optimaal mogelijk plannen, uitvoeren en monitoren van hun projecten. Het zorgt voor een centrale plaats voor alle projectinformatie en structureert het beheer van taken, tijdsplanningen, alle communicatie over het project en de mensen en middelen (resources) die bij het project betrokken zijn.

Belangrijkste functie van projectmanagement is dat het je helpt bij het op tijd en binnen budget te bereiken van alle projectdoelen. Je behoudt het overzicht, ziet knelpunten tijdig en kan betrouwbare toezeggingen doen over het verloop en de afronding van projecten. De software wordt ook vaak aangeduid als projectmanagement tool.

Projectmanagement software wordt breed toegepast in diverse sectoren, zoals IT, bouw, marketing, onderwijs en gezondheidszorg. Elke organisatie die complexe projecten uitvoert, waarbij coördinatie van meerdere taken en medewerkers noodzakelijk is, kan veel voordeel hebben van het gebruik van deze software.

 

Wat zijn de voordelen van projectmanagement software?

Projectmanagement software biedt overzicht in complexe projecten, maar is ook waardevol in kleinere projecten. Dit is met name omdat alle informatie die betrekking heeft op het project op één centrale plaats geregistreerd wordt. Iedereen die betrokken is bij het projectteam weet doorlopend welke bijdrage aan het project van hem of haar verwacht wordt. Dit vergroot de slagingskans van ieder project aanzienlijk.

Verstoringen in de planning of uitvoering worden sneller opgemerkt. Hiermee voorkom je dat budgetten worden overschreden, deadlines niet worden gehaald of de benodigde medewerkers op een bepaald moment niet beschikbaar zijn. Op vier gebieden zijn de voordelen van projectmanagement software het meest duidelijk:

• Efficiency – Door automatisering en centralisatie verbeter je de projectplanning en uitvoering.
• Transparantie – Alle betrokkenen hebben doorlopend zicht op de projectstatus en meetpunten.
• Samenwerking – Doordat alles online is wordt communicatie veel gemakkelijker evenals het delen van bestanden.
• Risicobeheersing – Het wordt eenvoudiger om risico’s te herkennen en met hulp van rapportages en alerts sneller in te grijpen.

 

Wat kenmerkt projectmanagement software?

Projectmanagement tools kenmerken zich op vijf aspecten:

• Taakbeheer – Projectmanagement software biedt je de mogelijkheid om taken toe te wijzen, taken te plannen en prioriteiten aan te geven.
• Samenwerking – De software biedt een online platform voor samenwerking. Hier kunnen projectteams bestanden delen en snel en eenvoudig communiceren over het project en alle projectdetails.
• Tijdsplanning – Met hulp van kalenders en Gantt charts (diagrammen die je gebruikt als hulpmiddel bij het plannen) kan je de planning van projectactiviteiten eenvoudig visualiseren.
• Resourcebeheer – Projectmanagement software biedt je de tools voor het plannen en toewijzing van medewerkers, specialisten en andere middelen.
• Rapportage en dashboards – Inzicht en extra sturingsinformatie krijg je met hulp van geavanceerde rapportagefuncties. Hiermee hou je zicht op de projectvoortgang.

 

 

Soorten projectmanagement software

Bijna alle oplossingen voor projectmanagement zijn cloudgebaseerd en kennen apps voor gebruik op laptop, tablet en smartphones. Gebruik ervan is dus overal mogelijk en je data staat veilig in de cloud. Bij sommige tools ligt het accent op specifieke onderdelen van projectmanagement, andere zijn compleet en bevatten veel meer functionaliteit. Ook is er onderscheid in welke projectmanagementmethode het best door de software wordt ondersteund.

Veel projectmanagement tools zijn onderdeel van grotere systemen zoals ERP software of CRM software. Bij ERP software is de integratie mogelijk met bijvoorbeeld financiële functies, sales, marketing en klantenservices. Voordeel hiervan is dat datastromen gemakkelijker en goed verlopen en dat de communicatie tussen verschillende afdelingen erbij gebaat is.

 

 
VERDIEPING

Keuzes en eigenschappen van projectmanagement software

 

Software voor interne en externe projecten

Projectmanagement software speelt een belangrijke rol bij zowel interne projecten als bij projecten voor externe opdrachtgevers. Bijna alle softwareoplossingen voor projectmanagement kunnen beide typen projecten aan.

Kenmerkend voor interne projecten is dat de betrokkenen meestal uitsluitend medewerkers van je eigen organisatie zijn. Dit vergemakkelijkt de communicatie en terugkoppelingen. Deze projecten zijn meestal gericht op de verbetering van je bedrijfsprocessen, kostenverlaging of het verhogen van de effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen. Budgetten kunnen flexibeler zijn, omdat je hier als bedrijf zelf over beslist. Budgetaanpassingen zijn soms mogelijk als het project dat vereist. Mensen en middelen komen meestal uit de eigen organisatie en zijn daarom gemakkelijk in te schakelen. Omdat er veel kennis is over eigen processen en structuren kunnen risico’s gemakkelijker worden beheerd en gemonitord.

Bij externe projecten liggen deze aspecten deels anders. Omdat externe projecten betrekken hebben klanten en opdrachtgevers buiten je organisatie, neemt de complexiteit van het aansturen toe. Voor een goede communicatie en het maken en nakomen van afspraken is meer coördinatie nodig. Ook ligt de druk hoger. Externe projecten hebben vaak specifieke, contractueel vastgelegde doelstellingen. Of die wel of niet gehaald worden, heeft grote invloed op de klanttevredenheid en toekomstige opdrachten. Budgetten zijn strakker bepaald en overschrijding daarvan moet voorkomen worden. Ook de planning van mensen en middelen is complexer, omdat deze uit meer verschillende bronnen komen.

 

 

Hoe werkt projectmanagement software samen met andere bedrijfssoftware?

Projectmanagement software gebruik je voor zowel interne projecten als voor projecten van externe opdrachtgevers. Daarbij staat de software meestal niet op zichzelf. Koppelingen en integraties met bredere bedrijfssoftware, zoals ERP software of CRM software, komen daarom veel voor. Deze koppelingen geven je betere inzichten in alle projectdata, zorgen voor een efficiënter beheer van mensen en middelen en zorgen voor een betere afstemming tussen projectdoelstellingen en bedrijfsdoelen.

 

Hoe selecteer je een projectmanagement tool?

De keuze van een projectmanagement tool wordt mede bepaald door de projectmanagement methode die je organisatie wil gebruiken. Projectmanagement methoden zoals Agile, Scrum, waterval of lean stellen elk hun eigen specifieke eisen aan de functionaliteit van de software.

Bij Agile en Scrum ligt de nadruk op flexibiliteit, snelle herhalingen en doorlopende feedback. Projectmanagement tools die deze methodieken ondersteunen bieden vaak functionaliteiten, zoals Kanbanborden, sprintplanningen en realtime communicatietools. Deze faciliteren de dynamische en flexibele kenmerken van Agile projecten.

De wat traditionelere watervalmethode zorgt voor een meer gestructureerde stap-voor-stap benadering van je projectmanagement. Tools die geschikt zijn voor deze methode bieden je vaak uitgebreide functies voor het plannen van projectfasen, Gantt-diagrammen en document management. Hiermee wordt de strikte volgorde van de projectfasen ondersteund.

De keuze van het projectmanagement tool dat het best bij jullie past, is dus mede afhankelijk van de projectmanagementmethode die je wil toepassen. Daarnaast is het van belang dat het tool niet alleen voldoet aan technische eisen, maar ook past bij de cultuur en de workflows van je organisatie en de projectteams. Verschillen tussen de projectmanagement tools ontdek je snel als je de verschillende producten bekijkt op de websites van leveranciers en specialisten. Het testen met een testversie geeft je nog meer zekerheid.