Hoe uw key-users nieuwe softwareoplossingen saboteren

Nieuwe softwareoplossingen vallen vaak tegen. Of het nu gaat om een ERP, CRM, WMS of andere software, vaak wordt dan de fout gezocht bij de leverancier. Maar is dit altijd terecht en wat is de rol van eigen medewerkers?

Stel, uw bedrijf kiest vol enthousiasme voor een nieuwe softwareoplossing. De partij in kwestie wordt ingehuurd en levert het besproken product. Er komt direct een reactie vanuit uw team: “Dit is helemaal niet wat we bedoelden, hier kunnen we niet mee werken!”. Waar gaat het mis?

Ingesleten

Heeft de leverancier uw wensen dan helemaal niet begrepen? Of heeft u de wensen niet duidelijk genoeg gecommuniceerd? Waarschijnlijk is er iets heel anders aan de hand. Uw medewerkers, de key-users, hebben van tevoren een beeld gevormd van hoe een nieuwe softwareoplossing zou moeten werken. Dit doen ze niet op basis van de mogelijkheden van de nieuwe oplossing, maar vanuit de pluspunten en gebreken van het oude systeem. Elke medewerker heeft zijn eigen workarounds gecreëerd voor problemen met het oude manier van werken. Deze zijn zo ingesleten, dat het risico bestaat dat elke andere oplossing als een stap achteruit wordt gezien.

Groei en verbeteringen

Daarbij komt dat mensen intrinsieke afkeer hebben voor verandering. Dit wordt gezien als bedreigend. Medewerkers voelen zich onzekerder met de nieuwe software. Ze begrijpen niet direct hoe het werkt en gaan zich er tegen verzetten. Managers en andere beslissers gaan over het algemeen mee in deze mening. Als de key-users het niets vinden, kan het toch geen goede oplossing zijn? Hier zit een denkfout. Want als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Verandering is de enige manier om groei en verbeteringen te realiseren.

Andere mindset

Tegelijkertijd is het erg lastig om goede resultaten te boeken met een softwareoplossing die niet geaccepteerd wordt door gebruikers. Er is een verandering in de mindset nodig. Zij voelden geen noodzaak om het oude systeem te vervangen. U kunt hierbij helpen door de medewerkers al vanaf het begin van het veranderproces te vertellen over de kansen van de nieuwe software. Probeer niet te veel vergelijkingen te maken tussen de bestaande en de nieuwe oplossingen. Benadruk juist hoe het nieuwe bijdraagt aan de groei en ontwikkeling van het bedrijf. Laat medewerkers zelf inzien dat de oude manier van werken niet meer voldoet en focus op de verbetering. Onder andere door oude werkwijzen los te laten!

Suggesties om verder te lezen

Nieuwe software is nieuwe kennis (Artikel)
Uitstelgedrag bij IT projecten. Herkenbaar? (Artikel)
Zo pakt u uw softwareproject aan (PDF)
Waarom IT projecten mislukken (e-boek)

Gratis voor u beschikbaar

Bedrijfssoftware box (voor selectie van ERP, CRM, HRM, DMS, TMS, BI oplossingen)

Ook interessant

Nieuws en ontwikkelingen (ICT nieuwsbrief)
Alle gratis boeken (ICTboekensite.nl)
Alle whitepapers (ICTwhitepapers.nl)