Weerstand tegen nieuwe bedrijfssoftware
De introductie van nieuwe bedrijfssoftware verloopt bij weinig bedrijven vlekkeloos. Niet iedereen is direct overtuigd van het nut van nieuwe ERP, CRM, HRM, financiële, logistieke of andere bedrijfssoftware. Waar kunt u tegenaan lopen?
In het kort
- Nieuwe oplossingen worden sowieso maar moeilijk geaccepteerd.
- Iedere verandering roept weerstand, scepsis en twijfel op over of de veranderingen ook daadwerkelijk verbeteringen zullen opleveren.
- Vasthouden aan oude en vertrouwde werkwijzen geeft sommigen meer zekerheid. Zij trappen op de rem.
- Ieder project rond bedrijfssoftware is gebaat bij duidelijkheid. Vanaf het begin van het project moet vaststaan dat er een nieuwe oplossing komt.
De eerste reacties die u van medewerkers kunt verwachten zijn afwijzend. Niet omdat de software niet deugt, maar omdat de medewerkers verknocht zijn aan hun vertrouwde manier van werken. Deze mensen zijn niet direct niet-betrokken. Integendeel, ze willen ook graag dat hun bedrijf succesvol is. Het probleem zit erin dat ze naar de werkwijzen uit het verleden kijken om te werken aan de toekomst. Dit is natuurlijk vragen om problemen.
Verouderde bedrijfssoftware
We onderscheiden twee manieren van afwijzen. De eerste wordt gekenmerkt door het besef dat de oude bedrijfssoftware niet geheel geschikt meer is. Tegelijkertijd zijn deze medewerkers geneigd om steeds verbeteringen door te voeren binnen de context van de oude software. Dit is goed bedoeld, maar niet zo praktisch. Er ontstaan in de loop der jaren steeds meer softwarepakketjes rondom de oude ruggengraat. Er ontstaat een lappendeken aan sub-oplossingen, waarin de echte samenhang ontbreekt en het overzicht zoek raakt.
De tweede groep afwijzers denkt minder in oplossingen. Medewerkers die op deze manier denken, zijn al direct sceptisch over de nieuwe software. Ze hebben het idee dat de nieuwe oplossing geen verbetering zal zijn voor hen persoonlijk. Daarnaast hebben ze ook kritiek op de oude software, ook al blijven ze erbij dat het bedrijf daar groot mee is geworden. U begrijpt, deze houding vormt een uitdaging.
Acceptatie
Een derde visie draait om het met een open blik naar de toekomst kijken. Hiervoor is het belangrijk dat de oude manier van werken losgelaten wordt. Dit gaat meestal niet vanzelf. Door medewerkers mee te nemen in het proces, zullen zij minder weerstand voelen ten opzichte van nieuwe software. U kunt de acceptatie bevorderen door direct aan het begin van het proces duidelijk te zijn: de oude software moet losgelaten worden. Probeer met een schone lei te beginnen. Geef hierbij duidelijk aan hoe de nieuwe bedrijfssoftware het bedrijf helpt om aan de toekomst te werken. Het bedrijf gaat de nieuwe oplossingen gebruiken, zoals ze bedoelt zijn. Alleen dan kunnen alle medewerkers zo efficiënt mogelijk werken.
Veranderingsproces
Softwareprojecten lijken zich vaak te concentreren op de selectie en implementatie van de nieuwe oplossing. Dat nieuwe software ook een verandering in de manier van denken en aanpassingen van bedrijfsprocessen vraagt, krijgt vaak minder aandacht. Als u alle facetten hiervan wilt kennen en zich goed wilt voorbereiden op uw softwareproject, verwijzen wij u graag naar dit boek van het ICT informatiecentrum. Dan weet u wat u kunt verwachten en hoe u alle weerstanden overwint.
