BPM software selectie

Bij het selecteren van BPM software en een aanbieder of implementatiepartner daarvan, spelen verschillende aspecten een rol. Welke voor u gelden is afhankelijk van uw bedrijfsprocessen, de complexiteit daarvan en specifieke wensen en eisen. U bepaalt deze in de eerste fase van het selectietraject. Laat u bij die keuze goed informeren. Alleen met voldoende eigen kennis over business process management en de tools daarvoor, kunt u zelf begrijpen welke argumenten uw uiteindelijke keuze van een BPM oplossing en leverancier onderbouwen.

BPM aanbieders vergelijken

Er zijn veel aanbieders van BPM oplossingen die gebruik maken van verschillende soorten BPM software. Onderzoeksbureau Gartner noemt de software iBPM (intelligent BPM). Behalve grote allround spelers zoals IBM, SAP en Oracle komen bepaalde namen steeds terug in de overzichten op internet. Voorbeelden daarvan zijn Appian, Creatio, Nintex en Bizagi. Het vergelijken van BPM oplossingen is lastig, omdat veel aanbieders van BPM software de begrippen die daar bij horen, net iets anders definiëren.

Selectiecriteria

Er zijn uiteraard verschillen tussen de behoeften van en het aanbod van kleine of grote organisaties. In een grote, gevestigde organisatie wordt heel anders naar processen gekeken dan in een kleine, dynamische organisatie. Sommige aanbieders leggen de nadruk op het procesgedeelte, namelijk hoe makkelijk het is om een proces te ‘bouwen’ met allerlei vooraf gedefinieerde elementen. Anderen benadrukken bepaalde typen processen, zoals softwareontwikkeling. Weer andere aanbieders leggen de nadruk op het samenwerkingsaspect bij de uitvoering van procesmanagement, in plaats van gedetailleerde procesbeschrijvingen.

BPM software selectie is maatwerk

Vanwege de bovenstaande redenen is het kiezen van BPM software maatwerk. Uitgaande van de behoeften van uw organisatie en de doelstellingen van uw BPM traject, kunt u eerst een aantal oplossingen laten proefdraaien in een team. Voor een grootschalige introductie van BPM is het raadzaam de hulp van een BPM consultant in te roepen. Het ICT informatiecentrum helpt u met uitgebreide basisinformatie.

BPM software koppelen aan bestaande systemen

Bij de keuze voor BPM software is een eventuele koppeling met bestaande bedrijfssystemen nodig voor het verkrijgen van de juiste data. Daarbij is het goed om te weten dat BPM systemen zelf geen processen automatiseren en ook geen wijzigingen aanbrengen in onderliggende systemen. Steeds meer BPM software bevat overigens wel een aantal tools om het BPM proces zelf zoveel mogelijk te automatiseren. Het resultaat van het werk met een BPM pakket is een serie procesbeschrijvingen, van initiële toestand tot optimale toestand, die de organisatie nodig heeft om verder te automatiseren of processen anderszins te optimaliseren.

Maak onderscheid tussen de software en de oplossing

BPM software helpt u bij het realiseren van de business process management oplossing die u nastreeft. Met alleen de software beschikt u nog niet over een oplossing. Om die oplossing te realiseren heeft u een BPM specialist nodig, zoals een BPM consultant of implementatiepartner. Zij begeleiden u bij het realiseren van de oplossing en zorgen ervoor dat uw BPM oplossingen gaan functioneren, zoals de bedoeling is. De selectiefase bestaat dus niet alleen uit het selecteren van de software, maar ook uit het kiezen van een goede BPM expert.