Soorten procesautomatisering

Procesautomatisering biedt veel nieuwe mogelijkheden. IT managers en directies weten dat automatisering een nieuwe fase is ingegaan, dankzij de nieuwe technologieën die nu voorhanden zijn. Gebruik van deze technologieën kan een ware procestransformatie op gang brengen. Er zijn veel verschillende benaderingen voor procesautomatisering. Hieronder worden een paar daarvan met elkaar vergeleken, zoals BPM, RPA, DPA (iBPM), RSO en IPA. Er zijn veel overeenkomsten, maar ook een aantal belangrijke verschillen.

Verschillen DPA en BPM

BPM ofwel business process management is een klassieke term in procesautomatisering. Hiermee kunnen bedrijfsprocessen worden gedefinieerd en gestandaardiseerd met behulp van speciale tools: BPM software. Deze tools zijn in de loop der jaren steeds geavanceerder geworden, maar BPM blijft vaak bewerkelijk. Bovendien zijn er bedrijfstakken waar de omgeving en/of technologie zo snel verandert, dat het uitgebreid inventariseren, bestuderen en standaardiseren van werkprocessen niet meer beantwoordt aan de eisen van de organisatie.

Waar BPM zich richt op de gehele organisatie met een focus op efficiëntie en kostenreductie, kijkt DPA ook naar de omgeving van de organisatie: klanten en leveranciers. DPA staat voor digital process automation. Deze brede term slaat op een totaalbenadering waarbij activiteiten van A tot Z worden gestroomlijnd om de interactie van de organisatie met klanten en leveranciers te optimaliseren. Het doel hierbij is niet langer in de eerste plaats een kostenreductie, maar optimalisatie van de klantervaring. Dit gebeurt onder andere door het slim delen van data met klanten en leveranciers. Bij steeds meer bedrijven heet dit de customer journey. DPA wordt ook wel iBPM (intelligent BPM) genoemd.

Verschillen RPA en BPM

RPA is robotic process automation. BPM richt zich op het beschrijven van processen en kijkt bij het optimaliseren ervan naar efficiëntie en het weghalen van overbodige zaken. RPA vervangt menselijke activiteit door software in onderdelen van werkprocessen. Bij RPA gebeurt dit door de software de menselijke handelingen te laten nabootsen, binnen een bestaand proces en met bestaande onderliggende softwaresystemen. RPA verandert dus het proces zelf nauwelijks.

Procesautomatisering met RPA

RPA is wel sterk afhankelijk van hoe de bestaande processen zijn ingedeeld, beschreven en mogelijk al zijn geoptimaliseerd. Als deze stappen niet zijn gezet, moeten ze eerst worden uitgevoerd om RPA te kunnen implementeren in een werkproces. Als een medewerker bijvoorbeeld informatie ophaalt uit drie systemen en deze verwerkt in drie andere systemen, terwijl twee systemen voldoende waren, dan wordt er bij implementatie van RPA overbodig werk geautomatiseerd.

Daarom kan BPM worden beschouwd als een voortraject voor RPA (of andere benaderingen van automatisering). Een beschrijving van de stappen in een werkproces, met alle informatie zoals wie er bij de stappen betrokken zijn en wat de uitkomst moet worden, is een voorwaarde voor RPA implementatie en een kernactiviteit van BPM. RPA kan dan de optimalisatiestap van BPM vormen.

Gecombineerd leiden BPM en RPA dan tot de volgende stappen:

RSO en IPA

De basisstappen van procesbeschrijving zijn gelijk voor alle benaderingen van automatisering maar verschillen in omvang en detailniveau. Recent geldt als logische vervolgstap het vervangen van een aantal menselijke handelingen in het proces door software (een RPA-bot). Maar RPA kijkt naar onderdelen van processen, zodat het overzicht verloren kan gaan.

Een van de manieren om zicht te houden op de algemene doelen van het programma voor RPA, met alle investeringen van dien, wordt robotic service orchestration (RSO) genoemd. De rol van RSO is het veranderen van een verzameling deelautomatiseringen in één ecosysteem. Het geheel aan RPA implementaties wordt overzienbaar en de data van RPA robots kunnen worden gedeeld voor meer efficiëntie in de hele organisatie, niet alleen in de backofficeprocessen die met RPA zijn aangepakt.

IPA (intelligent process automation) is niet een tegenhanger van RSO of RPA. IPA verlegt het accent echter nog meer naar artificial intelligence (AI) om automatisering verder te brengen dan met RPA mogelijk is. Dankzij vormen van machine learning, zoals deep neural networks, kunnen in plaats van eenvoudige, repetitieve procesonderdelen meer onvoorspelbare delen van werkprocessen worden overgenomen door software. Het gaat dan bijvoorbeeld over het beoordelen en gebruiken van nieuwe soorten informatie, het omgaan met ontbrekende informatie, of besluitvorming door software zonder dat iedere mogelijkheid in regels is vastgelegd. Automatisering wordt hiermee mogelijk in steeds meer processen, ook in de frontoffice, in niet-repetitieve processen of in de activiteiten van kenniswerkers. Eenmaal in dit stadium zijn procesbeschrijvingen vooraf minder essentieel, omdat de softwarerobots met steeds meer onzekerheden kunnen omgaan.