Toepassingen en eigenschappen van BPM

Bedrijfsprocessen beschrijven wat een organisatie doet en wie daarbij betrokken zijn. De kennis van deze werkprocessen zit vaak slechts in het hoofd van de leidinggevenden en medewerkers. Voor het verbeteren van processen moeten deze zodanig worden beschreven, dat alle betrokkenen eenvoudig toegang tot de informatie hebben en dat deze eenduidig is. Daarvoor is in de jaren negentig software ontwikkeld: BPM software.

Software voor het beheer van bedrijfsprocessen

BPM staat voor business process management. BPM software beschikt momenteel over veel meer intelligentie. Met deze software maakt en onderhoudt een organisatie de procesbeschrijvingen die nodig zijn voor optimalisatie en/of automatisering van processen. Het ICT informatiecentrum helpt u met kennis en informatie een keuze te maken voor de BPM software die het beste past bij de eisen en wensen van uw organisatie.

Toepassingen BPM

Als het IT management in een organisatie een losstaande rol heeft van de kernactiviteiten (businesskant) van die organisatie, kan BPM een brug vormen tussen de twee. Wat de organisatie doet wordt beschreven op een manier waarmee IT professionals kunnen werken maar die leken ook begrijpen. BPM kan dus ook van beide kanten worden geïnitieerd: vanuit IT management of vanuit behoeften van ‘de business’.

Het in kaart brengen van de werkprocessen gebeurt uitgebreid en nauwkeurig. Per processtap worden input en output, betrokkenen en randvoorwaarden beschreven. Randvoorwaarden zijn bijvoorbeeld kwaliteits- of juridische voorschriften. De interface van de software is altijd visueel. Volgens een bepaalde standaard worden processen met al hun aspecten uitgetekend in een doorlopend geheel. Dit heet procesmodellering.

Data en BPM

De benodigde onderliggende data kunnen eventueel uit gekoppelde systemen worden gehaald, bijvoorbeeld het ERP systeem. Ook bestaande workflows uit een document management systeem (DMS) kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt. De werkprocessen van een organisatie kunnen worden gemodelleerd met of zonder de omgeving (klanten, leveranciers, instanties) en in verschillende gradaties van nauwkeurigheid. Deze keuze hangt af van het doel van de beschrijving en van het karakter van het proces.

Functies en voordelen van BPM software

Het toepassen van BPM is zelden een doel op zich. De beschrijving dient bijna altijd voor het optimaliseren van processen. De optimalisatie heeft het BPM model nodig als uitgangspunt. Deze optimalisatie heeft vaak een sterke automatiseringscomponent, bijvoorbeeld door middel van RPA (robotic process automation). Maar een visueel procesmodel heeft zelf ook al toegevoegde waarde, dankzij het geboden inzicht. Dankzij een BPM procesmodel kan bijvoorbeeld een grote organisatie op meerdere locaties constateren dat twee afdelingen bijna hetzelfde doen. Een kleine, nieuwe organisatie (zoals een startup) kan met een procesmodel juist ontdekken dat er bedrijfsfuncties ontbreken, zoals klantenservice of service (onderhoud en reparatie). Binnen processen kan aan de hand van de visuele beschrijving een stroomlijning plaatsvinden, bijvoorbeeld door het verwijderen van redundante stappen.

Een goed uitgevoerde procesbeschrijving is bovendien een belangrijke bron van documentatie over dat proces, inclusief informatie over toepasselijke (wettelijke) normen en over welke bedrijfssoftware bij welk proces betrokken is. Deze documentatie kan de basis vormen voor een betere kwaliteitsbewaking, aansturing van afdelingen en medewerkers of een betere naleving van regelgeving (compliance). Informatie over processen kan centraal worden beheerd, hetgeen de informatiebeveiliging en interne informatiedeling ten goede komt. Tot slot kan dankzij het toepassen van BPM software de verzameling processen in de organisatie eenvoudiger en dus sneller worden gewijzigd.