Veiligheid van CRM in de cloud

Nu is cloud computing ook weer niet zo heel veel anders dan de computer systemen in uw eigen bedrijf. Het gaat nog steeds om computers, alleen staan die nu ergens anders. Die computers (servers) worden echter ook door andere bedrijven gebruikt. Misschien zelfs wel voor dezelfde doeleinden. Beveiliging van ‘uw stukje’ op die computers en de gegevens die daar staan opgeslagen, is dus van het grootste belang.

Bescherming

Veiligheid is echter ook de belangrijkste zorg van de aanbieder. Hij zal er maar wat kien op zijn dat uw klantgegevens veilig zijn en dat geen onbevoegden erbij kunnen. Hoever u daarin gaat, kunt u met elke aanbieder veelal naar eigen wensen afspreken. Bedenk echter wel dat het tegenwoordig verstandig is om een Nederlands datacenter te gebruiken. De heisa rondom de bescherming van gegevens op computers in de Verenigde Staten tegen de NSA wilt u zich vast besparen. In Nederland is de privacy vaak beter gewaarborgd dan in veel andere landen.

Natuurlijk is veiligheid een belangrijk onderwerp van gesprek als u besluit over te stappen naar CRM software in de cloud. Enige terughoudendheid zal ook bij u in uw hoofd opkomen. Echter, bedenk eens wat de impact zou zijn als u al die zaken binnen uw eigen ICT omgeving zou moeten regelen. En wat doet u, of kunt u doen, als het gaat om mobiele werkers die voortdurend van apparaat wisselen waarmee ze werken? Een goed georganiseerd en beveiligd datacenter heeft al die zaken veel beter voor elkaar. Daar beschikken ze over de nieuwste technologie en actuele kennis van zaken. Zij kunnen u adviseren over hoe u die mobiele werkers in toom houdt qua veiligheid.

Betrouwbaarheid

De kans dat binnen uw eigen bedrijf een computer uitvalt, waardoor u niet verder kunt, is misschien niet eens zo groot. Maar die is nog altijd vele malen groter dan in het geval u cloud diensten afneemt bij een provider. Deze cloud services bestaan immers alleen bij de gratie van een werkend systeem en bereikbaarheid. De aanbieder heeft een nog veel groter belang dat alles functioneert. Alle gegevens die voor u worden opgeslagen en beheerd, worden daarom ook nog eens op een backup systeem opgeslagen. Op het moment dat het ene systeem uitvalt, komt automatisch het andere systeem op gang. Soms zijn er zelfs derde systemen op de achtergrond actief. U zult er in de regel in ieder geval nauwelijks iets van merken. Garanties op 99,9% bereikbaarheid zijn geen uitzondering.

Backup

Een goed georganiseerd datacenter maakt periodiek een backup van alle data die in beheer is. Dus ook van uw CRM data. Die backup wordt volgens nauwgezette procedures op een andere plaats opgeslagen en waarschijnlijk zelfs op meerdere plaatsen. Het zekere voor het onzekere. Ook voor de aanbieder van cloud diensten geldt dat die veiligheid van die data zijn voortbestaan bepalen. Natuurlijk kunt u zelf ook een backup maken. Zorg er dan wel voor dat die veilig is en actueel. Als het misgaat, heeft u er ook niets aan als u alleen een oude backup heeft van een maand of wat geleden. Of de tape met de backup lag naast de computer in de afgebrande ruimte.

Veilig mobiel gebruik

In organisaties waar veel gebruik wordt gemaakt van mobiele apparaten als laptops, tablets en smartphones is het uiteraard net zo belangrijk dat die apparaten zelf worden beveiligd. Als daar de ‘deur wijd open staat’ of uw wifi verbinding is verder niet beveiligd, heeft het niet zo veel zin om een beveiligde cloud oplossing te gebruiken. Heeft u dat echter goed geregeld, kunt u optimaal profiteren van online werken in de cloud.

Creatief gebruik wachtwoorden

Het gebruik van wachtwoorden kennen we inmiddels allemaal. Maar hoe vaak wisselt u van wachtwoord? En welke wachtwoorden worden gebruikt? Toch niet weer de naam van uw vrouw of kind met geboortedatum? In het geval van het gebruik van een online boekhouding is het wellicht verstandig eens iets creatiever te worden met het bedenken van een sterk wachtwoord. En laat het niet overal achter. Er zijn zelfs programmaatjes voor, maar die moet u dan wel weer goed beveiligen.

Wetgeving

Het gaat bij CRM in de cloud in veel gevallen om het opslaan van (gevoelige) persoonlijke gegevens. Die vallen in Nederland onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Daarmee wordt bepaald dat u altijd eindverantwoordelijk blijft. Het is net als bij uw belastingaangifte: u kunt hem door de boekhouder laten doen, maar het is en blijft uw aangifte. Wie in gebreke blijft, moet de juridische consequenties daarvan ondergaan. En die kunnen tegenwoordig heel ingrijpend zijn.

Lees meer over CRM in de cloud in de gratis boeken en whitepapers van het ICT informatiecentrum en blijf geïnformeerd via de ICT nieuwsbrief.