Datagedreven organisatie worden

“De afhankelijkheid van IT om data om te zetten naar waardevolle informatie is groot”

Waarom een datagedreven organisatie worden?

Naarmate data steeds belangrijker wordt, stellen organisaties steeds hogere eisen aan inzichten en rapporten en aan de kwaliteit en nauwkeurigheid van de onderliggende data. Hoewel het eenvoudig klinkt, slagen veel organisaties er niet in om de juiste mensen toegang te geven tot de juiste data en om ervoor te zorgen dat deze data schoon en betrouwbaar is.

In veel organisaties komen nog data-eilanden voor en is de afhankelijkheid van IT groot als beschikbare data omgezet moet worden in waardevolle informatie. Dit beperkt organisaties om snel te transformeren en écht datagedreven te worden. Het toont aan dat een organisatie niet succesvoller kan worden door alleen te vertrouwen op data en technologie. Het is ook belangrijk om de juiste cultuur te handhaven en om data op de juiste manier te promoten en te gebruiken. Maar hoe pakt u dit aan en welke stappen moet u zetten om een datagedreven organisatie te kunnen worden?

“Er zijn meerdere manieren om data in de cultuur te verwerken en meer betrokkenheid te creëren”

Begin met doelen

Als u over veel data beschikt moet u eerst uitzoeken wat u met deze data wilt doen. Alleen vanuit duidelijkheid, transparantie en begrip kan uw data effectief gebruikt worden. U begint met te inventariseren wat u al met uw data doet en hoe u dit kunt verbeteren en uitbreiden. Dit is bijvoorbeeld het volgen van belangrijke KPI’s of het maken van budgetten. Daarbij is het belangrijk dat het past bij de doelen van elke afdeling, zodat het kan worden omgezet in uitvoerbare taken.

Betrek medewerkers in het datagedreven worden

Zodra u een visie heeft op het verzamelen en gebruiken van uw data, is het tijd om de stakeholders in uw project te betrekken. Het kan zijn dat rapporten op managementniveau worden uitgevoerd, maar het is essentieel om vanaf het begin op te bouwen. Probeer daarom medewerkers in uw hele organisatie te betrekken. Dit zijn enkele van de meeste effectieve manieren om datagedreven besluitvorming in uw bedrijf te integreren:

Betrek tijdelijk de gebruikers

De uitdagingen bij het verkrijgen van nauwkeurige en kwalitatieve data is bekend. Om deze tegen te gaan moet u in een vroeg stadium de juiste eindgebruikers betrekken of aanstellen. Niemand is in een betere positie om operationele data te selecteren, beoordelen en valideren dan de managers die verantwoordelijk zijn voor hun activiteiten en het personeel van dat exacte bedrijfsonderdeel. Zij begrijpen wat er werkelijk gebeurt en kunnen helpen om de nauwkeurigheid en de data-invoer te verbeteren. Naarmate zij meer verantwoordelijk worden voor de datakwaliteit, zullen deze eindgebruikers ook een beter begrip krijgen van hoe deze wordt verwerkt en wat de resulterende output betekent. Dit zal ook een positief effect hebben op andere belangrijke managementrapportages die gebruik maken van deze datasets. Het invoeren van nauwkeurige en bruikbare data wordt de norm, net als het constructief gebruiken van de resultaten.

“Als belanghebbenden toegang krijgen tot data en moedigt hen aan om deze vaker te gebruiken”

Focus op toegankelijkheid

Organisaties moeten investeren in trainingen om eindgebruikers te helpen data te begrijpen, maar ze moeten deze ook in toegankelijk maken. Stakeholders moeten weten wat het is, hoe het wordt verwerkt of getransformeerd en waar ze het kunnen vinden. Traditioneel gezien is het de taak van IT teams om op te treden als poortwachters en beheerders van bedrijfsdata. Naarmate data echter steeds relevanter wordt in de gehele organisatiestructuur van een bedrijf, is het niet langer afdoende om het beheer in handen te geven van een enkeling.

Eindgebruikers moeten gegevens kunnen inzien en zelfs kunnen wijzigen waar en wanneer zij die nodig hebben. Dit werpt nieuwe problemen op met betrekking tot integriteit en nauwkeurigheid, dus het is noodzakelijk om data op de reis door uw organisatie te volgen. Elke oplossing moet daarom een ‘chain of custody’ weergeven vanaf het punt van invoer, via verwerking tot aan de eindbestemming in een rapport, prognose of directiekamergesprek. Dit geeft eindgebruikers het vertrouwen dat nodig is om data te vertrouwen, in de zekerheid dat deze ook nauwkeurig en traceerbaar is. Het maakt het ook gemakkelijker en handiger voor belanghebbenden om toegang te krijgen tot data en moedigt hen aan om deze in hun dagelijkse werk te gebruiken.

Vergroot betrokkenheid en begin met slimme workflows

Door het juiste beleid en de juiste processen te implementeren, kunnen stakeholders worden aangemoedigd om nauwkeurige data in te voeren die wordt gebruikt door de rest van uw bedrijf. Dit is vooral belangrijk voor als u opereert vanuit meerdere locaties en data gebruikt voor een tal van functies.

Door de manier waarop data door organisaties stroomt te ontwerpen, is het mogelijk om de betrokkenheid van gebruikers actief te stimuleren. Een voorbeeld is de eis dat het ene regionale kantoor data moet invoeren voordat het door de volgende kan worden ingezien. Deze benadering vereist dat eindgebruikers de eigenaar worden van hun data en het hen kan helpen begrijpen dat hun inbreng niet geïsoleerd is. In plaats daarvan wordt het verzamelen, verwerken en gebruiken van data een oefening in samenwerking.

“Met een goed dataplatform zijn datagedreven beslissingen gemakkelijker te nemen”

Stimuleer betrokkenheid met bruikbare output

Het is niet genoeg om gebruikers alleen via een proces met de data te betrekken. Stimuleren kan dan een grote rol spelen. Inputverplichtingen en eigendom kunnen de aandacht van een gebruiker enige tijd vasthouden, maar de hele betrokkenheid kan nog verder worden vergroot door nuttige informatie terug te geven aan de gebruiker.

Het valideren van tranches data is op zich geen bijzonder lonende taak. Maar als nuttige statistieken (zoals KPI’s die voor hun project worden gebruikt) en output in hetzelfde systeem worden geleverd, kunnen gebruikers hun verplichtingen op het gebied van databeheer nakomen en tegelijkertijd er iets voor terugkrijgen. Het speelt allemaal in op het verhaal dat het gebruikers gemakkelijker wordt maakt om hun functies te vervullen. U kunt ze motiveren om te deel te nemen aan het hele proces.

Welk platform heeft u nodig?

De hoeveelheid data groeit exponentieel en ook de snelheid waarmee beslissingen genomen moeten worden neemt toe. Bedrijven moeten nu meer dan ooit datagedreven worden. Om dat te doen is het noodzakelijk om in contact te komen met de belanghebbenden die de data daadwerkelijk creëren en gebruiken. Door verifieerbare waarheid aan te bieden maakt een optimaal werkend dataplatform het voor gebruikers van alle niveau en functies gemakkelijker om vol vertrouwen met informatie om te gaan.

Workflows en oplossingen zijn bij een goed dataplatform gebouwd om alle gebruikers op ieder niveau aan te moedigen verantwoordelijkheid te nemen voor de invoer van data. De volledige interface is ontworpen door zakelijke gebruikers in plaats van IT professionals. Dit resulteert in een samenhangende manier om snel en betrouwbaar data aan te bieden aan alle soorten gebruikers in de organisatie. Vanuit deze verhoogde positie zijn datagedreven beslissingen gemakkelijker te nemen. Op dat moment heeft u een belangrijke stap gezet een datagedreven organisatie te worden.

Meer weten? Kijk welke oplossingen en leveranciers u kunnen helpen en gebruik de informatie van de DATA kennisbank

Bron: Cohelion, kennispartner van het ICT informatiecentrum en specialist voor dit thema.