ERP software

10 cruciale aandachtspunten voor een succesvol softwareproject
Zo pak je een ERP project aan
Komt een CEO bij de IT dokter (over ICT projecten, gratis)
Basisboek ERP (over ERP projecten, gratis)

Selectie   |   Leveranciers   |   Implementatie   |   Advies   |   Kosten   |   Meer ERP

ERP software integreert veel functionaliteit in één systeem. Hierdoor is de data altijd eenduidig en voor ieder onderdeel beschikbaar. Vaak is dat een groot voordeel, maar niet altijd. In veel situaties zijn specifieke systemen beter. Dat kan gelden voor een WMS oplossing voor magazijntoepassingen, financiële software voor financieel-administratieve toepassingen of separate CRM software voor sales, marketing en service. Vaak worden deze systemen dan weer gekoppeld aan centrale ERP software. Bepaal daarom vooraf wat voor jullie toepassing de beste configuratie is en laat je daarbij goed adviseren. Kijk bijvoorbeeld ook naar:
 

 

Nieuwe ERP oplossing? De gratis ERP box helpt je!

ERP software integreert de automatisering van de belangrijkste bedrijfsprocessen in één bedrijfsbrede softwareoplossing. Denk hierbij aan de financiële administratie, inkoop, voorraadbeheer, verkoop, logistiek, service en productie. Door de integratie van administratieve, logistieke, commerciële en financiële processen verbeteren de productiviteit en efficiëntie van je organisatie.

ERP software is zo ontworpen dat deze je belangrijkste bedrijfsprocessen vanuit één oplossing en met één centrale database kan ondersteunen. Het kan zijn dat de basisfunctionaliteit van een gekozen ERP systeem voor jullie niet voldoende is. In dat geval kan je de ERP software eenvoudig combineren met aanvullende software voor specifieke toepassingen of een maatwerkapplicatie. Dat kan ook functionaliteit betreffen die al onderdeel is van de ERP oplossing, zoals CRM, HRM, business intelligence of specifieke dataoplossingen. Je koppelt de aanvullende software met jullie ERP systeem.

Legacy ERP software zijn softwareoplossingen die na jarenlange trouwe dienst en vele ‘reparaties’ inmiddels niet meer voldoende mogelijkheden bieden, maar dermate met de bedrijfsprocessen vervlochten zijn, dat vervangen een grote en ingewikkelde opgave is. Hoe je dit dan toch goed kunt aanpakken lees je in het (gratis) boek Komt een CEO bij de IT dokter. Praktische mogelijkheden om oude ERP software gefaseerd te vervangen, worden de laatste jaren geboden door gebruik van low code oplossingen. Lees hier meer over low code

Bij het selecteren van ERP software gaat het om de keuze van de software zelf én om de keuze van een leverancier of implementatiepartner. De eerste keuze betreft de functionaliteit van de software, verwachte ontwikkelingen, kosten en de betrouwbaarheid van de softwareontwikkelaar.

De basisfunctionaliteit van alle ERP software is tegenwoordig grotendeels vergelijkbaar. Heb je ‘standaard’ bedrijfsprocessen, dan is er een groot aanbod voor jullie geschikt en zullen veel oplossingen in jullie automatiseringsbehoefte kunnen voorzien. Desondanks is die keuze belangrijk, omdat er subtiele verschillen tussen ERP software bestaan, die voor je organisatie grote impact kunnen hebben. Deze kunnen pas later (als er geen weg meer terug is) als beperking worden ervaren.

De uiteindelijke keuze heeft veel impact op je huidige bedrijfsprocessen en beïnvloedt voor een periode van vijf tot tien jaar in grote mate het IT landschap van je organisatie. Goede keuzes en goede beslissingen zijn daarom cruciaal bij kiezen van ERP software. In de selectiefase is het belangrijk om te weten:

• Hoe je jullie softwareproject organiseert.
• Wat bepalende selectiecriteria zijn.
• Welke leveranciers en adviseurs jullie kunnen helpen.

ERP selectie is niet eenvoudig. Er is keuze uit honderden ERP oplossingen, allemaal met hun eigen voor- en nadelen ten aanzien van het voor jullie organisatie specifieke pakket van eisen. Overlap in functionaliteit tussen de uiteenlopende pakketten en verschillen van mening bij de experts maken de keuze voor je nog onoverzichtelijker. Heb je eenmaal een oplossing gekozen, dan wacht je nog de keuze van een ERP leverancier. Lees hier enkele praktische tips en adviezen als je overweegt om nieuwe ERP software aan te schaffen.

• ERP projecten behoren tot de moeilijkste ICT projecten, onder meer vanwege het enorme aanbod van ERP pakketten, de lastige analyse van je bedrijfsproces en bijna grenzeloze mogelijkheden om een ERP pakket te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Wacht daar niet mee tot je vastloopt.
• Vaar bij ERP pakketselectie niet blind op wat externe consultants jullie adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat je iedere keuze kunt begrijpen en onderbouwen.
• Zorg voor commitment van het management en de directie. Ook zij moeten begrijpen wat de doelen met de nieuwe ERP software zijn en hoe die bereikt gaan worden.
• Ga uit van een realistisch scenario. Als ERP projecten mislukken, dan heeft dat vaak te maken met verkeerde doelen en verwachtingen. De grootste valkuil daarbij is dat de bestaande ERP software wordt gebruikt als uitgangspunt voor het zoeken naar een nieuwe oplossing. Risico bestaat dan dat je een nieuwe versie van het oude ERP software samenstelt. Jullie organisatie en bedrijfsprocessen worden hier niet of nauwelijks beter van. Over dit probleem (en de oplossing!) lees je in het boek Komt een CEO bij de IT dokter dat je als onderdeel van de ERP box ontvangt.
• Betrek medewerkers die met de nieuwe ERP software gaan werken bij de selectie. Als je tijdig aangeeft welke veranderingen er aankomen en als je hen uitnodigt om mee te denken over oplossingen, voorkom je veel onduidelijkheid en tegenwerking bij de implementatie.
• Maak bij voorkeur gebruik van een ERP leverancier of adviseur die verstand heeft van jullie type bedrijfsproces en ervaren is binnen jullie branche.
• Richt je niet alleen op grote en bekende ERP leveranciers. Ook minder bekende ERP software en ERP dienstverleners kunnen oplossingen bieden die heel goed bij je organisatie passen.
• Sta open voor ERP in de cloud. De mogelijkheden, betrouwbaarheid, veiligheid en flexibiliteit van ERP software als cloudoplossing zijn inmiddels van een dermate hoog niveau, dat er tegenwoordig in bijna alle gevallen voor ERP in de cloud gekozen wordt.
• Maak met iedereen die bij je ERP project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
• Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van je keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
• In de selectiefase is voor ERP leveranciers niets een probleem en alles kan opgelost worden. Zorg ervoor dat je doorvraagt, garanties krijgt en referenties kent. Daarmee voorkom je dat beperkingen van de ERP software pas blijken als de implementatie ervan al is begonnen.
• Beoordeel ERP software niet alleen op de specificaties van de software zelf, maar met name ook op de kwaliteit van de leverancier ervan. Na de selectie volgt een periode van intensieve samenwerking met de leverancier of de implementatiepartner. Zonder voldoende klik met deze specialisten zal je ERP project stroef verlopen, met alle risico’s van dien.
• Voorkom dat jullie ERP project qua kosten en planning ontspoort. Controleer tijdens de selectiefase welke leveranciers je de meeste zekerheden bieden en realiseer je dat van ‘minderwerk’ zelden sprake is en van ‘meerwerk’ bijna altijd.
• Hecht niet veel waarde aan online selectietools. Het is praktisch onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview ERP software te selecteren. De gesuggereerde ‘onafhankelijkheid’ van dergelijke diensten is in werkelijkheid niet meer dan het adviseren van oplossingen waarvoor de leverancier daarvan voor de uitkomst van dit advies betaalt.
• Nog veel meer tips en adviezen over ERP selectie lees je in de ERP box.

De keuze van de ERP leverancier is meestal nog belangrijker dan de selectie van de ERP software zelf. Uiteindelijk bepaalt deze namelijk voor een heel groot deel het succes van jullie project. Op de website ICTleveranciers.nl van het ICT informatiecentrum vind je ERP leveranciers, oplossingen en adviseurs:

• Passend bij je bedrijfsgrootte
• Passend bij jullie toepassing en branche
• Passend bij de oplossing die je zoekt

De ERP leverancier of consultant die jullie bij de implementatie van de nieuwe ERP software gaat helpen moet alle aspecten kennen van de software die jullie willen gebruiken. Maar ook zal deze verstand moeten hebben van jullie bedrijfsprocessen en de markt waarin jullie actief zijn. Daarnaast moet deze partij je wensen en eisen begrijpen en die op de juiste manier vertalen naar oplossingen. Omdat de kwaliteit van de implementatie uiteindelijk bepaalt hoe succesvol een ERP project in de praktijk wordt, vraagt deze keuze enorm veel zorgvuldigheid. De ERP box helpt je daarbij.

Productkennis, proceskennis en ervaring met vergelijkbare implementaties moeten aantoonbaar aanwezig zijn. Als een ERP leverancier beweert ervaring te hebben in jullie markt, vraag hem dan vooral om een aantal klantnamen en gerealiseerde projecten. Het is belangrijk dat je daadwerkelijk nagaat hoever die ervaring strekt en hoe andere klanten denken over de samenwerking met die leverancier. Krijg je die namen niet (spontaan) dan moet je je afvragen of dit wel de juiste partner is voor jullie.

Onder de aanduiding ERP leverancier vallen veel verschillende soorten bedrijven. Alle hebben ze te maken met de levering van software, adviezen of diensten voor het realiseren van een project. Wij onderscheiden onder andere softwareontwikkelaars, dealers en resellers, consultants en adviseurs, cloud providers en implementatiepartners.

• ERP softwareontwikkelaars – Zij ontwikkelen en maken de software, meestal als standaardsoftware. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft, SAP, Oracle, Visma, Exact en Afas.
• ERP maatwerkleveranciers – Zij ontwikkelen geen standaardsoftware, maar maatwerk. Dat betreft speciaal ontwikkelde software, steeds vaker met gebruik van low code voor de applicatieontwikkeling.
• ERP dealers – Zij ontwikkelen geen software, maar regelen de verkoop en vaak ook de implementatie en het onderhoud. Vaak hebben zij een specialisme in toepassing of branche.
• ERP cloud providers – Zij zorgen ervoor dat jullie je ERP software online kunnen gebruiken. Vaak heb je daarbij de keuze uit public, private en hybride cloudoplossingen.
• ERP consultants – Zij begeleiden je ERP project, zorgen voor project management en adviseren bij lastige keuzes. Belangrijk bij de keuze van dit type leveranciers is hun mate van onafhankelijkheid.
• ERP implementatiepartners – Dit soort ERP leveranciers helpen je met de technische en praktische implementatie van de ERP software. Zij zijn gespecialiseerd in specifieke ERP oplossingen.

ERP leveranciers hebben vaak een sterke productbinding. Dat is uiteraard het geval als zij een eigen product hebben, maar ook omdat zij zich meestal specialiseren in een type organisatie, toepassing, branche of markt. Voor het opbouwen van voldoende kennis en capaciteit beperken ERP leveranciers zich bijna altijd tot een paar ERP oplossingen. Productbinding staat onafhankelijkheid in de weg. Volledig onafhankelijk advies hoef je dan ook niet van een ERP leverancier te verwachten. Het is verstandig om bij de keuze van een leverancier goed te onderzoeken in welke mate deze onafhankelijk is en in hoeverre dat voor jullie project van belang is.

De implementatie van een ERP systeem verloopt helaas niet altijd zonder problemen. Planningen blijken te optimistisch, meerwerk komt eerder voor dan minderwerk en de complexiteit van de implementatie is vaak groter dan vooraf werd ingeschat. Veel van de problemen bij ERP implementatie zijn te voorkomen met een goede voorbereiding en de selectie van goede partijen die je met de implementatie helpen. Wat er mis kan gaan en hoe je dat voorkomt, komt uitgebreid aan de orde in de informatie in de ERP box.

Ook tijdens de implementatie moeten er nog veel beslissingen genomen worden. In deze fase zal je merken dat je voor een groot deel afhankelijk bent geworden van de kennis en kunde van externe specialisten. Als er in een eerdere fase verkeerde keuzes gemaakt zijn, worden de gevolgen daarvan tijdens de implementatie voor het eerst zichtbaar. Qua kosten is de implementatiefase het meest onzeker. Het is daarom belangrijk om de uitvoering, kwaliteit, kosten en planningen van het project zo goed mogelijk onder controle te houden.

Ook binnen je organisatie moeten alle neuzen dezelfde kant op te staan. Staat iedereen achter de gekozen oplossing en geldt dat ook voor het management die de uiteindelijke beslissing neemt? Zijn de juiste personen aangewezen om het traject te managen en tot een succesvol einde te brengen? Is er een trainingstraject zodat iedereen genoeg tijd heeft om aan het nieuwe systeem te wennen? Het doel van dit alles is het creëren van draagvlak binnen je organisatie, waardoor de slagingskans van het begin af aan al een stuk hoger komt te liggen.

ERP implementaties duren al relatief lang en vaak nog veel langer dan gepland, omdat gaandeweg de implementatie de specificaties van de gewenste oplossing gewijzigd worden. Maatwerk zorgt er vaak voor dat projecten duurder worden en meer tijd kosten. Ook koppelingen met andere systemen kunnen niet-voorziene problemen opleveren.

Om het implementatieproces tot een succes maken moet je werken volgens een strakke planning en met een duidelijke taakverdeling. Standaard methoden zoals Agile zijn belangrijk. Ook belangrijk is dat je het doel van de implementatie voor ogen houdt: een verbetering van je bedrijfsprocessen. Een goed werkend ERP systeem is hierbij een middel, niet een doel op zich. Dit betekent dat het succes van het implementatietraject niet wordt bepaald door het nieuw te implementeren ERP systeem, maar vooral door je medewerkers. Zij gaan met de nieuwe software werken en gaan alle voordelen en nadelen daarvan ervaren.

Een nieuw ERP systeem vereist een aanpassing van denkprocessen en werkwijzen. Het gebeurt nog te vaak dat een nieuwe softwareoplossing wordt geïmplementeerd vanuit het perspectief van de oude software en dus vanuit bestaande (oude) bedrijfsprocessen, gebruiken en gewoonten. Hierdoor wordt het nieuwe systeem een kopie van het oude, zonder dat er sprake is van een substantiële verbetering of verandering. Deze manier van denken pakt vaak desastreus uit, wanneer gaandeweg de ERP implementatie blijkt dat er geen weg meer terug is en veel geld wordt uitgegeven aan een resultaat dat geen merkbare verbetering van jullie huidige bedrijfsprocessen oplevert.

• ERP implementaties zijn relatief moeilijke en complexe ICT projecten. Ze hebben grote impact op je bedrijfsproces, betreffen veel lagen in de organisatie en vragen een grondige analyse van ieder facet van jullie bedrijfsproces. Bereid je er goed op voor en voorkom fouten door goed geïnformeerd te zijn.
• ERP software kent veel mogelijkheden om te configureren en gereed te maken voor gebruik door jullie organisatie. Hulp is dan ook bijna altijd nodig. Zorg dat je het projectteam tijdig en zorgvuldig samenstelt.
• Vertrouw op de kennis van externe consultants, maar niet op hun volledige onafhankelijkheid. Bouw altijd ook zelf kennis op over het implementatietraject. Zorg dat je iedere fase, keuze en beslissing zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
• Maak gebruik van een ERP implementatiepartner die verstand heeft van jullie type bedrijfsproces en ervaren is binnen jullie branche. Maak met de ERP leverancier en/of de organisatie die implementeert vooraf en tijdens het project duidelijke afspraken over alles dat de kwaliteit van de ERP implementatie bepaalt. Leg deze ook altijd contractueel vast.
• Zorg voor een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen. Zie erop toe dat het niveau van de ERP specialisten die de implementatie uitvoeren, minimaal hetzelfde is als dat van de specialisten die het verkoopproces begeleiden.
• Zorg voor realistische verwachtingen over de uitvoering van het implementatietraject. Leg de lat nooit hoger dan dat je organisatie aan kan, faseer het traject en besteed voldoende tijd aan het trainen van jullie medewerkers.
• Veel ERP implementaties kunnen verkeerd lopen als wensen of eisen gaandeweg de implementatie telkens worden aangepast. Begin pas met de implementatie als alle voorbereidingen zijn gedaan.
• Schroom niet om een ERP implementatie stil te leggen als beoogde doelen niet gerealiseerd worden. Twee stappen terug kan beter zijn dan één stap vooruit in de verkeerde richting.
• In de offertefase kan vaak alles, maar in de implementatiefase wordt menig ERP leverancier een stuk voorzichtiger. Wees alert op risicomijdend gedrag van de leverancier en zie erop toe dat je ERP project gerealiseerd wordt zoals was afgesproken.
• Meer visies, tips en adviezen over ERP implementatie ontvang je via de ERP box.

ERP projecten zijn complex, zowel in de selectiefase als in de implementatiefase. In beide fasen is veel specifieke kennis en deskundigheid vereist. Maar weinig organisaties die nieuwe ERP software nodig hebben, hebben de benodigde kennis en expertise zelf in huis. Veel van de noodzakelijke kennis en werkzaamheden zullen daarom geleverd worden door ERP leveranciers of externe adviseurs en consultants. Zij voorzien je van ERP advies. Hierbij is het goed om te realiseren dat dit advies maar zelden écht onafhankelijk is.

Het ICT informatiecentrum is een onafhankelijk kennisplatform. Dat betekent dat wij geen enkel belang hebben bij óf en met wie je uiteindelijk zaken doet. Onze informatie en service zijn erop gericht dat je zelf over voldoende kennis beschikt om jullie ERP project te kunnen begeleiden en dat je de juiste oplossingen en leveranciers leert kennen om jullie ERP project succesvol te kunnen laten verlopen. Wij adviseren je dus niet over welke oplossing je moet kiezen, maar helpen je aan informatie om goede keuzes te kunnen maken en fouten te voorkomen. Adviezen van meer dan 200 kennispartners zijn voor je beschikbaar via de ERP box. Ga je een ERP project starten en zit je nog met veel vragen, dan faciliteert de ERP box ook contact met de juiste specialisten voor je. Je kan ERP specialisten ook vinden op ICTleveranciers.nl.

De kosten van een nieuw ERP systeem zijn van veel factoren afhankelijk. Feit is dat de vernieuwing van ERP software veel bedrijfsprocessen betreft en dat het vooral om die reden een relatief complex project is. Vaak wordt er al gebruik gemaakt van veel losse en aan elkaar verknoopte softwareoplossingen, waardoor het ontrafelen en vervangen daarvan en het overzetten van alle data lastige en tijdrovende opgaven zijn.

De ERP software zelf is tegenwoordig niet meer de grootste kostenpost, nu praktisch alle beschikbare ERP software als cloudoplossing aangeboden wordt. Houd per gebruiker rekening met bedrag van enkele tientallen euro’s tot maximaal een paar honderd euro per maand. De grootste kosten van je ERP project zitten straks in advies- en implementatiekosten. Daarnaast moet je ook nog rekening houden met een verstoring van je bedrijfsprocessen.

ERP projecten hebben een slechte reputatie, omdat deze zonder goede voorbereiding en uitvoering snel kunnen mislukken. Dit heeft enorme overschrijdingen van budgetten en planningen als gevolg. Met enige regelmaat halen verhalen over mislukte ERP implementaties de publiciteit. Hieruit kan je afleiden dat de kosten van een ERP systeem vooral worden bepaald door hoe jullie je ERP project aanpakken en uitvoeren.

Het ICT informatiecentrum heeft een speciale website over ERP software. Kijk daar voor een bundeling van alle informatie en verwijzingen naar unieke bronnen die je helpen met informatie over oplossingen, de selectie, een stappenplan en het project management rondom een ERP implementatie.

Naar ERPsystemen.nl

Alle bedrijfssoftware
Supply chain management
Data oplossingen