Project management voor dienstverleners

Door slecht project management en niet-facturabele uren lijden Nederlandse mkb-dienstverleners jaarlijks 5,6 miljard euro schade. Daarmee scoren de Nederlanders wel beter dan omringende landen: 10% tegenover een gemiddelde van 14%. Dat blijkt uit een onafhankelijk onderzoek onder honderden mkb-dienstverleners door Pb7 in opdracht van Exact Software.

Prioriteit

Het werven van nieuwe klanten heeft de hoogste prioriteit bij zowel algemene zakelijke (69%) als branchespecifieke uitdagingen (57%). 29% zegt dat er een sterke druk op uurtarieven staat en 34% dat het een uitdaging is om projecten op tijd of binnen budget op te leveren. Onderstaand leest u wat u vooral NIET moet doen om uw aandeel in die €5,6 miljard te claimen. U kunt deze ‘spiegel’ gebruiken om uw eigen zwakke punten te ontdekken. Ofwel, vijf opmerkingen over hoe het vooral niet moet.

1. Stel de scope van het project niet vast
Waarom zou u. U heeft een nieuwe klant binnengehaald, tijd om al die koppen koffie, mailtjes en telefoontjes terug te verdienen. En dat moet ook, de cashflow is al niet zo denderend. Hoe sneller beginnen hoe beter. U ziet in de loop van het project wel hoe het gaat en wat gerekend kan worden of niet. Goed projectmanagement is sowieso zo’n onzin. Dat doet iedereen zelfstandig en kan prima zonder een tool. We hebben de e-mails toch? Het komt allemaal wel goed. Het belangrijkste? U heeft een nieuwe klant binnengehaald!

2. Doe veel meer dan was afgesproken
De nieuwe klant blijkt een lastige te zijn. Het moet net even anders dan anders gebeuren en er moet veel extra’s bij. Of u dit ook nog even wilt doen? Natuurlijk doet u dat allemaal, want het is een nieuwe klant. Uw bedrijf is flexibel en u droomt al van een jaar aan regelmatige opdrachten. U kunt deze uren dan nu niet factureren, maar dat valt later wel in te halen.

3. Meten is weten is zo’n cliché
En daar houdt u niet van, evenals de projectadministratie. Daar ligt ongetwijfeld een schat aan informatie over hoe vorige projecten presteerden. Of waar het mis of juist goed ging. En waar moet u überhaupt de tijd vandaan halen? Er is werk aan de winkel! Er is namelijk net weer een nieuwe klant binnengehaald. Dat wordt weer overwerken, maar u heeft de drive om het te doen.

4. Doe uren- en kostenregistratie achteraf
Eigenlijk moet dat ook. Want waarom zou u geld verspillen aan weer een tool, als u het ook met een spreadsheet kan doen? Natuurlijk ziet iedereen er altijd weer tegenop om de uren in te vullen. Moet u al die notitieblaadjes bij elkaar zoeken. En als dat veel facturabele uren kost en de registratie zelf de nodige tijd, dat verdient u later wel weer terug!

5. Maak een puinhoop van uw facturatie
Eindelijk zijn dan de uren van die klant opgeteld. De factuur kan eruit. Alleen blijken de uren toch niet te kloppen. Iets dat de klant pas meldt na twee herinneringen als de factuurtermijn al weken overschreden is. Echt aantonen kunt u dit niet, omdat de urenadministratie niet betrouwbaar is. Ligt de fout bij de klant of bij u? U neemt het zekere voor het onzekere en gaat akkoord met een verlaging van het factuurbedrag. Volgende keer beter.

Meer over Project management software Nog niet duidelijk hoe het juist niet moet? In dit whitepaper leest u nog eens 8 tips om ervoor te zorgen dat uw project mislukt.

Hoe project management wel moet

Het bovenstaande is een beetje overdreven. Maar de realiteit is dat de beschreven situaties helaas onnodig vaak voorkomen. Dat verklaart dat miljarden euro’s verloren gaan. Gelukkig kunt u dit oplossen door gestructureerd te werken. Voor goed project management heeft u daarom een geïntegreerde tool nodig. Bijvoorbeeld online bedrijfssoftware die ervoor zorgt dat alles op elkaar aansluit. Dat iedereen met dezelfde, kloppende gegevens werkt. Dat uren en kosten heel makkelijk ter plekke geregistreerd kunnen worden. Dat projectdoelstellingen duidelijk zijn en de voortgang makkelijk te volgen is. En dat de capaciteitsplanning helder is, zodat u veel effectiever werkt. U krijgt en houdt uw projecten daarmee onder controle en maximaliseert deze dan pas echt.

Bron: Exact, kennispartner van het ICTinformatiecentrum.