Wat is project management?

Project management is gericht op het zo effectief en efficiënt mogelijk beheren en aansturen van een project. Elk project – groot of klein, kort of lang – heeft een paar dezelfde kenmerken: er is een duidelijk doel gedefinieerd, het is tijdelijk en er werken mensen samen aan dat project, die dat anders niet doen. Andere kenmerken zijn een gelimiteerd budget, een opleverdatum en meerdere kwaliteitseisen. Een projectleider of projectmanager geeft sturing aan het project.

Project manager

Tijdens het project moet de projectmanager veel aspecten in de gaten houden. Werkt iedereen efficiënt en doelgericht? Is het oorspronkelijke doel nog haalbaar binnen de beschikbare tijd en het budget? Zijn de juiste specialisten op het juiste moment beschikbaar?

Om direct met alle betrokkenen bij het project te kunnen communiceren over de voortgang van hun aandeel in het geheel, moet de projectmanager op ieder moment over actuele gegevens beschikken Alleen dan kan hij of zij effectief bijsturen en de gevolgen van keuzes overzien. Een goede voortgangsadministratie is daarom essentieel voor succesvol project management. Met project management software kan dat gerealiseerd worden.

Stappen bij projectmanagement

• Project opdelen in projectstappen
• Per stap de taken, de rollen, de doorlooptijd en het budget in geld en tijd vaststellen
• Interne en externe medewerkers hun taken toewijzen
• Activiteiten van medewerkers inplannen en coördineren
• (Samen) aan taken werken, vergaderen
• Documenten maken en delen
• Voortgang en problemen registreren en delen
• Resultatenrekening opmaken en evalueren

Methoden

Er bestaan diverse methoden om uw project in goede banen te leiden. Twee daarvan lichten we hier kort toe.

PRINCE2
Dit is een veelgebruikte methode voor projectbeheer. Kenmerkend voor PRINCE2 is dat alles uitgebreid wordt gedocumenteerd in standaard documenten. Omdat in alle stadia van het project alles genoteerd wordt, is altijd na te gaan wat heeft gewerkt en wat niet. Daaruit kunnen de nodige lessen getrokken worden.

Agile of SCRUM
Agile en scrum hebben als kenmerk dat er steeds aan kleine deelprojecten wordt gewerkt en dat er constant overleg is over de voortgang. Het idee erachter is dat een project steeds bijgesteld moet worden, omdat men al doende leert. Door zeer regelmatig te toetsen of de onderdelen nog op de juiste manier bijdragen aan de einddoelstelling wordt voorkomen dat er uiteindelijk iets wordt opgeleverd waar niemand blij mee is.