Robotic process automation (RPA)
|
Deze experts kunnen je helpen!
|
Wat is robotic process automation?
Wat is robotic process automation?
In industriële omgevingen zijn repeterende, foutgevoelige of voor mensen vervelende werkzaamheden zoveel mogelijk vervangen door robots. Toepassingen daarvan zijn bijvoorbeeld voor de assemblage van auto’s, inpakrobots of stapelrobots in grote magazijnen. In een kantooromgeving komen repeterende processen ook veel voor. Zoals bij het opzoeken van data in een systeem en deze weer invoeren in een ander systeem.
Voor administratieve en aan data gerelateerde bedrijfsprocessen bestaan daarom ook oplossingen om repeterende handelingen te automatiseren. De koppeling van je boekhoudsoftware met je bankapplicatie, zodat bankmutaties automatisch in je boekhouding verwerkt worden, is daar een voorbeeld van. Of het automatisch inlezen en verwerken van facturen. De overkoepelende term voor het automatiseren van dit soort administratieve en aan data gerelateerde processen is robotic process automation, ofwel RPA. De robots of ‘bots’ die voor RPA gebruikt worden zijn softwaretoepassingen.
Waarom RPA gebruiken?
In je organisatie voeren medewerkers met hulp van hardware en software talloze handelingen en processen uit. Veel van deze processen hebben een repeterend karakter. Ze worden iedere keer op dezelfde manier en volgens dezelfde instructies uitgevoerd. Door de herhaling lenen deze processen zich voor het automatiseren ervan. Dat kan op kleine en op grote schaal en bij grote en kleine organisaties.
Grote veranderingen in de software en hardware die je nodig hebt voor jullie bedrijfsprocessen zijn risicovol en kostbaar. Zeker als dat ook betekent dat je hele systemen moet vervangen, zoals bij de implementatie van nieuwe ERP software. Bovendien moet je organisatie ondertussen probleemloos blijven functioneren. Daarom is het vaak niet mogelijk of wenselijk om je bedrijfsprocessen in één keer helemaal opnieuw in te richten en te automatiseren. Het aanpassen met een deeloplossing is dan praktischer, goedkoper en veel minder risicovol.
Robotic process automation is die deeloplossing. RPA oplossingen kunnen namelijk geïmplementeerd worden met minimale interventie in bestaande systemen. Het vormt als het ware een schil eromheen. Je loopt geen risico’s, terwijl je organisatie wel profiteert van de voordelen van extra automatisering. RPA neemt daarbij de rol van de mens over die de software bedient. Menselijke handelingen worden overgenomen alsof deze nog steeds door mensen uitgevoerd worden, maar dan automatisch, zonder fouten, snel en 24 uur per dag.
Wat zijn de voordelen en nadelen van robotic process automation?
Het met RPA technologie automatisch uitvoeren van taken biedt diverse voordelen. Snelheid, minder fouten en doorlopende beschikbaarheid zijn al genoemd. Dit maakt processen beter en stabieler. Voor medewerkers biedt het ook voordelen, omdat RPA taken kan overnemen die minder uitdagend of ronduit saai zijn. Medewerkers hebben nu meer gelegenheid zich beter te concentreren op de niet-standaard onderdelen van het proces.
Robotic process automation levert bijna altijd kostenbesparingen op, vanwege de hogere snelheid en kwaliteit waarmee herhalende bedrijfsprocessen worden uitgevoerd. Door de schaalbaarheid, de snelheid en het lage foutpercentage worden investeringen in RPA dan ook meestal snel terugverdiend. Mogelijke nadelen van RPA zijn de noodzaak om de RPA oplossingen te onderhouden, de beperkte mogelijkheden met ongestructureerde data en de beperkingen om uitzonderingen in standaardtaken af te handelen en te automatiseren.
Welke toepassingen heeft robotic process automation?
Er zijn veel toepassingen van robotic process automation. De grootste winst van RPA kan worden behaald in tijdrovende en foutgevoelige processen. Voorbeelden daarvan zijn:
- HR processen – Bij grote organisaties met veel werknemers kan een RPA bot nieuwe medewerkers automatisch een e-mailadres toekennen, alle nodige machtigingen voor een functie geven, pasje laten maken en ze aanmelden voor de verplichte bedrijfscursussen. Processen rond onboarding kunnen grotendeels geautomatiseerd worden.
- Crediteurenadministratie – De RPA bot kan gescande facturen inlezen via een applicatie, de relevante gegevens eruit halen, deze kopiëren naar of vergelijken met het boekhoudsysteem en een e-mailtje sturen met een ontvangstbevestiging.
- Verwerken van aanvragen bij banken – Een klant van een bank stuurt een digitale aanvraag voor een nieuwe creditcard. De bot leest het aanvraagformulier, haalt de persoonsgegevens eruit en vergelijkt deze met de al bekende data. Als aan de condities is voldaan geeft de bot het creditcardsysteem opdracht een pasje te maken en te bezorgen op het juiste adres.
Over soorten RPA en hyperautomation
Attended RPA en unattended RPA
Robotic process automation bestaat in twee soorten: attended RPA en unattended RPA. De termen slaan op het feit dat RPA bots al dan niet direct door mensen aangestuurd moeten worden. Bij attended RPA zijn er altijd mensen nodig om taken te starten en stoppen. Bij unattended RPA gaat dat autonoom.
Wat is attended RPA?
Attended RPA heeft betrekking op hoe een RPA bot functioneert. Een attended bot moet worden opgestart door een medewerker. De actie stopt automatisch of handmatig, maar de bot gaat nooit automatisch aan de slag. Attended bots worden gebruikt als software die op commando bepaalde acties uitvoert. Dat kan gaan om het ophalen van gegevens of het aanmaken van bestanden, zoals een helpdeskticket, een bankrekening of een verzekeringspolis, of juist om het verwijderen van gegevens.
Je werkproces wordt met een attended RPA bot gedeeltelijk geautomatiseerd. Hoewel het aantal geautomatiseerde handelingen een aanzienlijk percentage van het gehele werkproces kan zijn, blijft de software door de mens gestuurd. Tijdbesparing en daarmee een grotere klanttevredenheid van interne of externe klanten zijn de voordelen van deze vorm van automatisering.
Wat is unattended RPA?
Bij unattended RPA werkt de bot helemaal zelfstandig. Eenmaal in bedrijf zal menselijke tussenkomst alleen nodig zijn als er een fout of storing optreedt. De processen waarbij deze variant van RPA wordt ingezet, verschillen van de processen met attended RPA. Unattended RPA is zeer geschikt voor bulkdataverwerking, zoals bij het verzamelen, analyseren en rapporteren van financiële gegevens in verschillende systemen. Of bij gestructureerde klantprocessen, bijvoorbeeld wanneer de RPA oplossing wordt getriggerd door inkomende webformulieren met aanvragen van informatie of producten. De RPA bot leest dan de gegevens uit, voert deze bijvoorbeeld in het ERP systeem in, controleert of de betaling is voltooid en geeft opdracht in een andere applicatie om het product te versturen. Alles volledig automatisch.
Wat is hyperautomation?
Hyperautomation is een uitgebreide vorm van robotic process automation. Het combineert ook andere technologieën met RPA, zoals artificial intelligence en machine learning. Bij hyperautomation gaat het om het nog verder automatiseren van al geautomatiseerde processen. Het is een overkoepelende aanpak, waarbij uit alle bedrijfsprocessen clusters worden gevormd om steeds verder te automatiseren. Het uiteindelijke doel is om steeds meer beslissingen in die processen te laten nemen met hulp van AI. Hyperautomation grijpt daarom sterker in in je bedrijfsvoering dan RPA, omdat er naar veel meer processen in de organisatie kan worden gekeken. De aanpak bestaat uit het:
- Analyseren van bestaande processen als geheel.
- Herontwerpen van clusters processen.
- Automatiseren van deze processen.
- Meten en monitoren van de resultaten en verder automatiseren.
Voordelen van hyperautomation
Met AI technologie kan hyperautomation bedrijfsprocessen zelf steeds beter automatiseren. Het zorgt voor het optimaal analyseren en herontwerpen van processen. Een groot voordeel van hyperautomation is kostenbesparing. Processen worden sneller en nauwkeuriger en met minder medewerkers uitgevoerd. Duur of schaars personeel hoeft steeds minder routinematige taken uit te voeren en beter kan worden ingezet bij taken die zich niet lenen voor hyperautomation. Hyperautomation kan processen samenvoegen, opheffen en toevoegen. Doordat systemen steeds meer samenwerken en hyperautomation overkoepelend werkt, kan het leiden tot grote voordelen die je niet snel op een andere manier zou kunnen realiseren.
Wat zijn toepassingen van hyperautomation?
Hyperautomation kan met hulp van AI data uit verschillende processen analyseren en op basis daarvan nieuwe automatiseringsmogelijkheden vinden. Mogelijke toepassingen van deze vorm van automatiseren zijn:
- Vervoer – Dankzij hyperautomation kunnen verkeersveiligheidssystemen worden geïntegreerd met vervoersdienstverleners en uiteindelijk met zelfrijdende voertuigen.
- Industrie – Softwarerobots kunnen geautomatiseerde inspecties van systemen uitvoeren, waarvan de resultaten met AI worden verwerkt tot verbeterde processen.
- Gezondheidszorg – Röntgenbeelden kunnen door RPA bots automatisch worden geïnterpreteerd en omgezet in een diagnose met behandelvoorstellen.
- Finance – AI gedreven bots kunnen transacties monitoren en frauduleuze gevallen opsporen. Vervolgens kunnen met hyperautomation alle relevante processen opnieuw worden ingericht op een kleiner frauderisico, waarna nieuwe monitoring en nieuwe verbeteringen volgen.
- Webwinkels – Door machine learning en chatbot-technologie te combineren, kan je een efficiënt platform bouwen voor het afhandelen van vragen en verzoeken van klanten. Hyperautomation kan de volgende stap zetten door deze processen te integreren met verkoopprocessen.
- Retail – Met RPA bots kunnen websites van andere aanbieders permanent in de gaten worden gehouden op veranderingen in prijzen en producten. Deze informatie kan automatisch worden verzonden en verwerkt. Zo kan je met hyperautomation beslissingen nemen over eigen, zeer gerichte prijsaanpassingen.
Wat is robotic accounting?
Robotic accounting houdt zich, als vorm van robotic process automation, bezig met het automatiseren van de boekhouding en financieel-administratieve processen. In principe komen alle terugkerende en zich herhalende administratieve handelingen van de boekhouding in aanmerking voor automatisering. Voorbeelden zijn de verwerking van inkomende of uitgaande facturen, bankoverschrijvingen, financiële rapportages en auditing. Robotic accounting heeft ook raakvlakken met salarisadministratie, archivering, inkoop en voorraadbeheer.
Hoe start je een RPA project?
RPA project starten
De meeste organisaties hebben toepassingen voor robotic process automation. Zeker als je veel data-intensieve werkprocessen hebt waarin veel herhaling plaatsvindt, zal RPA jullie helpen. Als je bedrijf er nu nog niets mee doet, is de kans daarom groot dat dit binnen niet al te lange tijd wel het geval zal zijn. Vraag daarbij is hoe je een RPA project start. Zoals bij bijna ieder IT project zijn een goede voorbereiding, kennis en ervaren specialisten nodig om je te helpen bij het selecteren, implementatie en optimaliseren van jullie RPA toepassing.
Hoe begin je een RPA project?
De eerste stap in je RPA project is een geschiktheidsanalyse. Je identificeert dan de werkprocessen die met RPA verder geautomatiseerd kunnen worden. Je kijkt naar de verschillende afdelingen met verschillende processen, zoals klantenservice, HR of de financiële administratie. Niet alle processen hoeven in één keer met RPA te worden aangepakt. Je kan eerst kiezen voor werkprocessen die vrij eenvoudig verder geautomatiseerd kunnen worden en een grote impact hebben. Een aantal aspecten is belangrijk voor het succes van je RPA project:
- Analyse – Gebruikers en de proceseigenaar spelen hierbij de hoofdrol. De repetitieve taken moeten stap voor stap worden uitgezocht, inclusief de databronnen die deze gebruiken. Hierbij moet je vanaf het begin kijken naar aspecten zoals beveiliging en bescherming van persoonsgegevens, vergelijkbaar met een proces dat door mensen wordt uitgevoerd. Aan de hand van de analyse bepaal je welke stappen in het proces door de robot uitgevoerd worden en wanneer deze de taak overgedragen wordt naar mensen. Begrijp in deze fase goed welke processen geautomatiseerd kunnen worden, wat de haalbaarheid daarvan is en waarom dat zo is.
- Selectie van een RPA oplossing – Zoals bij iedere ICT toepassing is de selectiefase een belangrijke stap in je project. Niet alleen de keuze van de software is hierbij belangrijk, ook de keuze van een goede leverancier of adviseur is essentieel. Het selectieproces gaat in dezelfde stappen als bij andere bedrijfssoftware en ICT oplossingen.
- Technische aspecten – Beoordeel of de huidige IT infrastructuur geschikt is voor de implementatie van RPA oplossingen. Incompatibiliteit tussen RPA software en bestaande systemen kan problemen veroorzaken. RPA oplossingen vereisen continu onderhoud en updates. Houd daar rekening mee.
- RPA implementatie – In principe geldt bij robotic process automation dat de bestaande en onderliggende systemen, die met RPA aanvullend worden geautomatiseerd, zelf niet hoeven te worden aangepast of vervangen. Dat is het grote voordeel van RPA. De implementatie houdt daarom met name in dat je een schil of extra laag over je bestaande software legt. De gebruiker heeft één interface, de RPA bot verzorgt de interactie met de onderliggende systemen.
- RPA platforms – Het programmeren van de bot zelf wordt eenvoudig gemaakt door het RPA platform dat je kiest. Daar zijn veel aanbieders van. Met hulp van een platform kunnen je bots in principe worden geconfigureerd door medewerkers met veel kennis van jullie proces, maar zonder uitgebreide programmeervaardigheden.
RPA leveranciers, specialisten en adviseurs
Een RPA leverancier, specialist of adviseur helpt je bij het selecteren, leveren, implementeren en/of toepassen van jullie RPA oplossing. Je kan bij ze terecht voor advies, probleemanalyse, het ontwerp en de ontwikkeling van de RPA oplossing en het operationeel maken daarvan. Na de implementatie helpt een RPA specialist je met training, support, onderhoud en het realiseren van optimalisaties. Deze experts op het gebied van robotic process automation kunnen je helpen.
Extra informatie over robotic process automation
Ontdek meer over RPA en de verschillende oplossingen via deze artikelen:
Robotisering, automatisering en digitalisering; verschillen en voorbeelden (Coforce)
RPA: fantastisch, maar niet zonder risico’s (BDO)
De 10 meest gestelde vragen over RPA (RPA experts)
Robotic Process Automation in de financiële sector (Klippa)
5 tips om een succes te maken van RPA (Docspro)
Lees verder
Meer lezen? Download de gratis boeken van het ICT informatiecentrum.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief
Ook interessant
Financiële software
Boekhoudsoftware
ERP software
Data management
