Software selectie
|
Deze experts kunnen je helpen!
|
5 onmisbare bronnen
Oriënteren op nieuwe software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Bedrijfssoftware selecteren? Gebruik de gratis bedrijfssoftware box.
Hulp of advies nodig? De bovenstaande experts staan voor je klaar.
Oplossingen vergelijken? Bekijk ICT oplossingen en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
Wat is belangrijk bij softwareselectie?
Goede softwarekeuzes maken
Een oplossing kiezen en hierover belangrijke beslissingen nemen is op zich niet moeilijk. Maar als je organisatie gaat voor de allerbeste keuzes en zich geen fouten wil permitteren, dan is het selectieproces best complex. Een optimaal georganiseerd en uitgevoerd selectietraject is dan ook een voorwaarde voor de succesvolle implementatie van nieuwe software. Van een vlekkeloze selectie plukt je organisatie jarenlang de vruchten. Een selectie van de verkeerde oplossing of leverancier kan je organisatie in problemen brengen.
Om te bepalen welke software het beste bij je organisatie past, zijn twee aspecten essentieel: (1) je moet softwareoplossingen ‘onder de motorkap’ kunnen beoordelen en vergelijken en (2) je moet jullie eigen bedrijfsproces goed analyseren om tot de juiste wensen en eisen te komen. Specialistische kennis is nodig om te kunnen bepalen waarin oplossingen van elkaar verschillen en aan welke eisen de nieuwe oplossing moet voldoen. Alleen al het doorgronden van bedrijfsprocessen, het signaleren van knel- en verbeterpunten daarin en het wegen van ieders belangen, is een omvangrijke en lastige opgave. Stel hulp en informatie daarom niet uit tot je vastloopt. Het vertraagt je softwareproject onnodig en de kosten lopen onnodig op.
Waarom kan softwareselectie niet gratis zijn?
Achter gratis online selectietools en bedrijven die je kosteloos een ERP selectie, CRM selectie of andere softwareselectie aanbieden, zit altijd een commercieel belang. Deze zijn daarom per definitie nooit onafhankelijk. Gratis selecties worden je aangeboden door organisaties die zelf een softwareoplossing leveren of die betaald worden door ICT leveranciers om de oplossing van die leverancier als selectieresultaat te tonen. Voor jullie betere passende software, waarvan de leverancier niet bereid was de organisatie achter deze selectieservice te betalen, vind je niet terug in het selectieresultaat. Een betrouwbare uitkomst hoef je dus niet te verwachten.
Hoe voorkom je een verkeerde keuze?
Softwareprojecten kunnen mislukken. Daarvan zijn veel voorbeelden bekend. De schade daarvan kan beperkt blijven bij relatief kleine softwareprojecten, die de kern van je bedrijfsprocessen niet raken. Maar als dat wel het geval is, zoals bij ERP of CRM software, dan kunnen de gevolgen groot, schadelijk, kostbaar en langdurig zijn. De kans op een succesvol selectietraject kan je vergroten door deze uitgangspunten te hanteren:
- Voor het goed aansturen van een ICT project is je eigen kennis meestal onvoldoende. Gebruik aanvullende informatie, zodat je externe adviezen en adviseurs begrijpt en beter kan beoordelen.
- ICT leveranciers weten altijd meer dan jullie zelf. Je leert altijd van hun kennis, visie en adviezen. Sta er voor open, spreek ze en weet welke kritische vragen je aan ze moet stellen.
- Alle betrokkenen bij je project hebben eigen belangen, praktisch niemand is objectief. Eigen kennis is daarom altijd noodzakelijk.
- Je kiest een nieuwe ICT oplossing voor jarenlang gebruik. Neem de tijd voor weloverwogen en goed onderbouwde besluiten.
Vertrouw adviseurs, maar blijf kritisch
Bij de selectie van bedrijfssoftware zijn, zeker bij grotere projecten, bijna altijd adviseurs betrokken. Dat kan nodig zijn voor de specialistische kennis over de software zelf en de toepassing en implementatie ervan. Blijf ervan bewust dat je bij softwareselectie uiteindelijk zelf de beslissingen moet nemen. Realiseer dat je adviseurs ook hun eigen belangen of voorkeuren hebben. Bijvoorbeeld omdat zij over de ene softwareoplossing meer kennis hebben dan over de andere.
Ook verschillende commissieafspraken met softwareleveranciers hebben invloed op adviezen. Ook een belang bij het vervolgtraject kan adviezen kleuren, zoals mogelijke vervolgopdrachten voor de implementatie van de oplossing die gekozen wordt. Laat je zo onafhankelijk mogelijk adviseren en ken op zijn minst de belangen die een adviseur heeft bij jullie softwareproject en de oplossing die hij of zij adviseert.
Analyseer jullie bedrijfsprocessen
De software die je wilt gaan kiezen helpt je bij het automatiseren van belangrijke bedrijfsprocessen. Neem geen besluit over software als de betreffende bedrijfsprocessen nog niet volledig op orde zijn of als de verantwoordelijkheden binnen je organisatie hiervoor niet duidelijk zijn. Er is een grote kans dat software implementaties mislukken door het automatiseren van gebrekkige processen.
Nieuwe software is nooit de oplossing voor bestaande problemen in bedrijfsprocessen. Analyseer eerst je processen, benoem de succesfactoren en knelpunten, maak een lijst van verbeterpunten en realiseer deze. Een verdere aanpassing van jullie bedrijfsprocessen en werkwijze laat je daarnaast afhangen van de mogelijkheden die nieuwe software je biedt.
Vermijd ‘oud denken’
Bij ieder IT project bestaat het risico van ‘oud denken’. Dit betekent dat je jullie huidige bedrijfsprocessen, vaste gewoonten en verworven rechten als uitgangspunt neemt bij het vernieuwen van de software. Het risico bestaat dan, dat je de oude software gaat nabouwen met de nieuwe. Het resultaat hiervan is meestal desastreus. De vervanging blijkt dan geen vernieuwing en verbetering, maar slechts een nieuwe versie van je oude oplossing.
Daarbij ben je ook volledig voorbijgegaan aan de mogelijkheden van de nieuwe software om jullie processen te verbeteren. Dat dit zo is, ontdek je pas later, als je al te laat bent om je keuzes nog te kunnen terugdraaien. Wat wel? Neem de mogelijkheden van de nieuwe software als uitgangspunt en pas je bedrijfsprocessen daarop aan. Je leest hier alles over in het onderstaande boek, wat niet voor niets één van de meest gelezen IT boeken van de afgelopen jaren is geworden.
Oriënteren op nieuwe software
Kies bij de selectie van software niet te snel voor oplossingen of leveranciers die je al kent. Laat bestaande kennis hierover niet leidend zijn bij de keuze van jullie software. Sta open voor verandering, ook al leidt dat tot andere oplossingen en een andere leverancier dan waar je zelf in eerste instantie aan dacht of waaraan je al jarenlang verbonden bent. Laat je informeren over de ontwikkelingen rondom bedrijfssoftware.
Leveranciers en adviseurs zijn daar de beste en meest actuele bron voor, ook al weet je dat hun adviezen niet helemaal objectief zullen zijn. Vraag hen waar zij tegenaan lopen, wat de knelpunten zijn en wat zij doen om projecten goed te laten verlopen. Juist omdat deze specialisten verschillende oplossingen en belangen hebben, ontstaat een compleet beeld van alle factoren die bij de selectie van de software die je zoekt een rol spelen.
Ken de juridische implicaties van een softwareselectie
De grote impact van software op je organisatie en bedrijfsprocessen wordt in negatieve zin snel duidelijk als tijdens en na de selectie en implementatie ervan blijkt dat er iets niet gaat zoals je gewenst had. In dergelijke situaties wordt er door jullie en de leverancier over en weer snel verwezen naar wederzijdse rechten en plichten. Door tijdig goede afspraken te maken verklein je de kans dat er zich problemen voordoen en vergroot je de kans dat er snel oplossingen gevonden worden.
Dat klinkt niet al te ingewikkeld. De praktijk is dat echter wel, simpelweg omdat er over heel veel aspecten afspraken gemaakt moeten worden. Denk daarbij aan een nauwkeurige vastlegging van de overeengekomen dienstverlening, meerwerk, minderwerk, de kosten daarvan of de planning. Maar ook gaat het over gebruiksrechten van de software, eigendomsrechten van de data, prestatieverplichtingen en garanties. Leg daarom alles wat belangrijk is contractueel vast en betrek daar zo nodig een jurist bij.
Hulp bij softwareselectie
Hulp bij het selectieproces
Als je selectietrajecten niet zelf wil of kan uitvoeren, heb je hulp van een leverancier of adviseur nodig. Los daarvan blijft het noodzakelijk om ook zelf voldoende kennis te hebben over het selectietraject en de uitvoering daarvan, zodat je de externe partijen op de juiste manier kan aansturen. Betrek de externe expertise zo vroeg mogelijk in het selectietraject. Als intern besloten is nieuwe software te gaan selecteren, is dat een goed moment daar een externe partij bij te zoeken.
Kwaliteit van de selectiehulp
Aan hulpmogelijkheden voor de selectie van software is geen gebrek. Uit diverse hoeken is ondersteuning beschikbaar. Vraag is alleen aan welke hulp je waarde moet hechten en aan welke niet. Veel hulp wordt je online aangeboden, in de vorm van gratis selecties. Je vult een paar gegevens in en er komt een lijstje van geschikte oplossingen uit. Dat klinkt te mooi om waar te zijn en dat is het ook. Bovendien moet je je altijd bekend maken. Dergelijke hulp dient dan ook uitsluitend een commercieel doel en geeft je zelden een objectief beeld van de keuzes die je werkelijk zou moeten maken.
Waarom is onafhankelijk selectieadvies belangrijk?
Onafhankelijke hulp bij de selectie van jullie ICT oplossing kan je alleen geboden worden door partijen die daar geen belang bij hebben of waarvan vooraf bij je bekend is wat hun rol is. Voorkomen moet worden dat een adviseur de softwareselectie gebruikt om een vervolgopdracht van je te krijgen, bijvoorbeeld voor de implementatie en realisatie van het project. Gevaar is dan dat het advies beïnvloed wordt door de oplossingen die de consultant kent en waarvoor deze eerder implementaties heeft gedaan. Vraag consultants daarom altijd naar al hun activiteiten en laat hen eventueel een verklaring afgeven over hun onafhankelijkheid en belangen.
Softwareselectie tips
Zoekt je een adviseur die je zo goed mogelijk kan helpen bij het selecteren van nieuwe software, let je dan op de volgende aspecten:
- Gratis selectiehulp is zelden objectief. Realiseer je dat goed en onafhankelijk advies altijd geld kost.
- Controleer of een adviseur de markt kent. Blijft marktkennis beperkt tot een paar leveranciers en oplossingen, dan is de kans niet groot dat de selectiehulp je een betrouwbaar overzicht geeft van alle keuzemogelijkheden.
- Controleer of de adviseur jullie bedrijfsactiviteiten en -processen goed kent. Vraag naar zijn ervaringen en referenties bij organisaties die vergelijkbaar zijn met die van jullie.
- Onafhankelijk adviseurs leveren zelf geen oplossing. Controleer of er relaties zijn met leveranciers.
- Maak extern adviseurs vooraf duidelijk tot welk punt je van hun diensten gebruik wilt maken en dat er niet automatisch na het selectietraject meer werkzaamheden volgen.
