Formulieren in de cloud

Met webtechnologie worden de pagina’s als een website verwerkt. Browsen kan dus zowel extern (via internet ) of intern (via een server binnen de eigen organisatie). Bij een intern gehoste oplossing bent u dus afhankelijk van uw eigen IT afdeling.

Digitale formulieren on premise

Bij een intern beheerde oplossing (on premise) is uw eigen IT afdeling verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en de technische set-up van de server. Het voordeel is dat u gemakkelijk met andere interne applicaties data kunt uitwisselen, omdat deze zich in hetzelfde domein bevinden. Bij vragen over de werking van de formulieren en bij regelmatige updates die worden uitgebracht moet echter ook de mogelijkheid zijn om de leveranciers de server te laten bereiken. Dit gaat vaak op afspraak en is daarom minder flexibel en niet zo kosteneffectief.

Formulieren in de cloud

Met formulieren in de cloud zijn de formulieren veilig en overal bereikbaar en ontzorgt u in feite de eigen organisatie. In speciale serverparken wordt uw domein gehost en deze is bereikbaar via een beveiligde internetpagina. Hierdoor is de toegankelijkheid meteen veel breder, vanaf iedere werklocatie kunt u de webformulieren benaderen. Er is geen gedoe met inloggen op het bedrijfsdomein.

Tips voor veilig databeheer in de cloud

Met webformulieren verzamelt u ook bedrijfsspecifieke informatie die niet voor iedereen bestemd is. Een beveiligde verbinding spreekt voor zich, maar overtuig uzelf ook van de locatie van de servers. Als deze buiten Nederland staan is hier de lokale privacywetgeving op van toepassing. Zorg ook dat u de data altijd kunt downloaden indien u stopt met de service en dat een dagelijkse back-up in het contract is opgenomen en wordt uitgevoerd.

Bron: Anton Schaerlaeckens, Founder leanforms.com.