Wat is workforce management?

Workforce management gaat het om het geheel van plannen, instrumenten en activiteiten waarmee de beschikbaarheid van uw personeel en de behoeften van uw medewerkers worden gekoppeld aan de capaciteitsbehoeften van uw organisatie. WFM is vooral een operationele activiteit, maar dient ook strategische en tactische doelen. Workforce management software helpt bij de optimale uitvoering daarvan.

WFM van administratie naar strategie

In eerste was workforce management vooral een administratieve bezigheid. De laatste jaren is het echter verschoven naar een meer strategische activiteit. Een belangrijke reden daarvan is dat personeel voor de meeste organisaties één van de grootste kostenposten is. Daarbij gaat het niet alleen om salariskosten. Ook verzuim, werving en selectie of opleidingen kosten u en andere bedrijven veel geld. Daarnaast levert een hoge uitstroom van personeel hoge kosten op en zijn door vergrijzing en een beperkt aanbod van personeel bepaalde categorieën medewerkers moeilijk te vinden. Als u middels workforce management een betere controle hebt op uw kosten, biedt dat een concurrentievoordeel. Ook het feit dat u uw klanten en opdrachtgevers beter en concreter kunt informeren over levertijden of de beschikbaarheid, biedt strategische voordelen.

Strategisch workforce management

De voorspelde behoefte aan personeel en alle randvoorwaarden daarbij kunnen worden gekoppeld aan operationele doelen, maar ook aan strategische. Dat laatste is een vrij nieuwe benadering binnen workforce management, dat traditioneel hoofzakelijk met oplossingen rond werkroosters komt. Strategisch personeelsbeheer kijkt naar de organisatiedoelen op de langere termijn en koppelt daar verwachte behoeften aan. Zo worden de activiteiten van WFM gestuurd vanuit de behoeften van de organisatie en bevindt WFM zich niet alleen meer op het niveau van ‘Volgende maand moeten we X leveren, maar we hebben twee zieken en drie collega’s willen op vakantie’.

Strategische keuzes, zoals een focus op een bepaald product of bepaalde technologie, hebben op de middellange termijn grote gevolgen. Als daar structureel geen rekening mee gehouden wordt, is het risico dat die keuzes niet kunnen worden uitgevoerd. Bijna alle strategische doelen hebben wel een impact op de behoefte aan personeel, kwantitatief en kwalitatief. Bij termen als uitbreiden, internationaliseren, specialiseren, kosten besparen of flexibeler worden, spreekt het voor zich dat daar een personeelscomponent aan vast zit.

Toch wordt workforce management pas op het operationele niveau ingezet, wanneer het niet meer mogelijk is om een bepaald aantal medewerkers met een specifiek diploma of bijzondere vaardigheid te werven. Mogelijk zijn die al door de concurrent geworven. Dit laat zien hoe WFM ook past binnen de concurrentiestrategie van uw bedrijf.

Toepassing workforce management

In eerste instantie gaat de toepassing van workforce management over het plannen van de benodigde personeelscapaciteit in een gegeven situatie. Er zijn bijvoorbeeld vijf locaties in drie landen, waar in totaal 250 mensen werken in allerlei functies, van magazijnmedewerker tot directeur. De dagelijkse beschikbaarheid van deze medewerkers moet optimaal worden gekoppeld aan de uit te voeren taken in een bepaalde periode. Dit kan met roostersoftware, waarin het soort arbeidsovereenkomst (full time, part time, freelance) is ingevoerd per medewerker, maar ook de verlofaanvragen en het ziekteverzuim.

WFM en forecasting

Het volgende niveau is om het beheer af te stemmen op verwachte veranderingen in de vraag naar werk. Daarvoor worden verwachte ordervolumes vertaald in benodigde productiecapaciteit (dit geldt ook voor organisaties die diensten leveren, ook al zijn de termen anders). Dit wordt forecasting genoemd, gebaseerd op historische, huidige en verwachte klantactiviteit. Forecasting wordt vertaald in capaciteitsplanning. Dit is weliswaar een aparte stap, maar kan wel met dezelfde software worden uitgevoerd. Het eigenlijke werkrooster is de toepassing van capaciteitsplanning op de individuele medewerker.

Praktische beslissingen

Weer een ander niveau is de invloed van strategie. Hierboven werd WFM gekoppeld aan de strategie van de organisatie. Het managen van de workforce moet dan bijdragen aan het uitvoeren van strategische beslissingen. Moet de organisatie sneller gaan inspelen op grotere omzetfluctuatie? Dan moet misschien de flexibele schil in het personeelsbestand worden vergroot. Moet de autonomie van operationele teams worden verhoogd, dan moeten er wellicht mensen met een bredere set vaardigheden deel uitmaken van die teams.

Op al deze niveaus, maar vooral het strategische, moet goed duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het proces. Het is namelijk complex omdat bijdragen worden gevraagd van vele bedrijfsonderdelen, van topmanagement tot HR tot leidinggevenden van kleine teams.

Lees verder
Workforce management software
Workforce management systemen
WFM software selectie
WFM leveranciers