WFM software selectie

Noodzaak – De eerste vraag die u zich moet stellen is of speciale software voor workforce management nodig is. Bent u een kleine organisatie met geringe planningsbehoeften, dan komt u wellicht een heel eind met Excel. Is uw organisatie al wat groter, zijn er meerdere mensen betrokken bij de personeelsplanning of zijn er koppelingen nodig met andere systemen, dan voldoet Excel niet als alternatief en heeft u echt WFM software nodig.

Kosten – Nieuwe workforce management software betekent vaak een aanzienlijke investering in tijd en geld. Kosten kunt u beperken door te kiezen voor een cloudoplossing en zo min mogelijk maatwerk aan de standaardapplicatie toe te voegen.

Functionaliteit – De keuze wordt bepaald door de functionaliteit van de software en wie ermee gaat werken. Vaak zijn er koppelingen nodig met HRM software, financiële software, ERP software of uw CRM systeem. U kunt kiezen voor een workforce management systeem waarmee medewerkers zelf hun roosters kunnen maken. Dit kan via shiftpicking / shiftbidding: deze termen staan voor een variant waarbij uw medewerkers zelf een keuze maken uit beschikbare, vooraf gedefinieerde diensten (tijd, locatie en andere relevante gegevens).

Managementinformatie – Een andere vraag is op welke managementbehoeften het systeem een antwoord moet hebben. Bijvoorbeeld of er behoefte is aan strategische voorspellingen (forecasting).

Business case – Zorg voor een realistische business case om de workforce management software te testen, voordat u het definitieve besluit erover neemt. In deze fase kan ook duidelijk zijn wat de kosten worden.