ECM systemen toepassing

 
ECM systemen kunnen generiek of juist heel specialistisch toegepast worden. Generieke systemen hebben een breed toepassingsgebied voor verschillende soorten content in meerdere bedrijfsprocessen. Specialistische ECM systemen zijn gericht op een bepaald type content of bedrijfsproces. Voorbeelden hiervan zijn oplossingen voor web content management, records management, digital assets management, contract management of factuurverwerking.
 

“Vind en selecteer uw oplossing voor documentbeheer en digitale content. Gebruik de ECM box!”

[ GRATIS BOX ]

Web content management

Als content management systemen specifiek gebruik worden voor het beheer van webpagina’s spreken we van een web content management systeem of web CMS. WordPress, Yoomla of Drupal zijn daar voorbeelden van. Met een web CMS kunt u op een heel eenvoudige manier websites en webpagina’s ontwerpen, bouwen, indelen en beheren. Hiervoor is geen technische kennis of programmeerkennis nodig, zodat ook medewerkers zonder deze kennis online content kunnen publiceren en aanpassen.

Records management

Records management is een ander begrip voor geautomatiseerd archiefbeheer. Alle documenten die binnen een organisatie gearchiveerd kunnen worden vallen daaronder. Als gevolg hiervan is het ook een onderdeel van enterprise content management. Door het automatisch archiveren van documenten en bestanden is altijd aantoonbaar op welke manier werkzaamheden zijn uitgevoerd. Vooral vanwege potentiële risico’s met betrekking tot aansprakelijkheid, garanties of kwaliteit kan het belangrijk zijn een ECM systeem voor records management toe te passen.
 

Digital asset management

Digital asset management (DAM) richt zich op het digitale beheer van beelden, documenten en bestanden die te maken hebben met de marketing, positionering en communicatie rond producten en diensten. Voorbeelden daarvan zijn items en aspecten (assets) zoals logo’s, pay offs, beelden of muziek ten behoeve van merkbekendheid of huisstijlbeheer.

Deze items en aspecten hebben grote, meestal commerciële waarde voor een organisatie. Voor een optimale omgang met deze assets is een consistent gebruik hiervan belangrijk. Een digital asset management systeem is een ECM systeem dat wordt toegepast om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie op elk moment toegang heeft tot dezelfde assets en daar op dezelfde manier gebruik van maakt.

Contract management en ECM systemen

Contract management heeft tot doel om het proces van het samenstellen, afsluiten, uitvoeren, communiceren, naleven en beëindigen van contracten in goede banen te leiden. Het goed kunnen naleven van contracten door zowel leveranciers als klanten levert uw organisatie veel voordelen op in financiële, praktische en juridische zin. ECM systemen bieden uitstekende mogelijkheden voor het beheer van contracten, maar hier bestaat ook speciale contract management software voor.
 

Factuurverwerking en ECM systemen

Elektronische factuurverwerking vergemakkelijkt factuurprocessen. Steeds vaker voorzien boekhoudsoftware, separate factuursoftware of andere financiële software in deze functionaliteit, maar als onderdeel van een ECM systeem kan het ook. Elektronische factuurverwerking verlaagt administratieve kosten. Door de volledige digitale verwerking van facturen, worden deze niet meer per post verzonden en gelden er dus ook voordelen op het gebied van duurzaamheid.

Meer ECM systemen toepassingen

ECM systemen kennen door de toenemende hoeveelheid content in bedrijven en organisaties steeds meer toepassingen. Op de websites van specialisten en leveranciers van enterprise content management systemen vindt u daar veel voorbeelden en praktijkcases van. Gebruik deze voor inspiratie voor ECM toepassingen waaraan u zelf wellicht nog niet had gedacht.

Bekijk oplossingen en leveranciers
 
Lees verder
Enterprise content management
ECM software selecteren
ECM box
Kennisbank
Leveranciers