Softwareselectie

Informatie en adviezen over het selecteren van bedrijfssoftware

 

 

Softwareselectie: informatie, downloads en hulp

Download ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Stel je shortlist samen met de Selectiehulp.
Ontdek Softwareselectie met AI.
Mis niets, lees de ICT nieuwsbrief.

 

 

Waarom softwareselectie belangrijk is

 

Wat is softwareselectie?

Softwareselectie is het proces waarbij je stap voor stap bepaalt welke software het beste past bij jouw organisatie, bedrijfsprocessen, doelen en werkwijze. Daarbij breng je eerst alle wensen, eisen en processen in kaart en onderzoek je vervolgens verschillende oplossingen en leveranciers. Daarbij kijk je niet alleen naar functionaliteit, maar ook naar gebruiksgemak, kosten, implementatie en toekomstbestendigheid. Vanuit een zorgvuldig samengestelde shortlist, maak je een weloverwogen keuze. Een goed en deskundig uitgevoerde softwareselectie voorkomt verkeerde beslissingen, bespaart tijd en zorgt ervoor dat je software optimaal bijdraagt aan efficiënter werken en de verdere groei van je organisatie.

 

Waaruit bestaat het selectietraject?

Een selectietraject van bedrijfssoftware bestaat uit meerdere logische fases die je stap voor stap helpen om tot de best passende keuze te komen. In het kort:

• Inventarisatie en bepaling van je doelen – Je brengt de huidige situatie, knelpunten en doelstellingen in kaart. Wat moet de software oplossen of verbeteren?
• Opstellen van eisen en wensen – Je bepaalt welke functionaliteiten, koppelingen en voorwaarden belangrijk zijn. Deze onderwerpen vormen de basis voor je selectie.
• Longlist samenstellen – Je maakt een eerste brede selectie van mogelijke softwareoplossingen en leveranciers daarvan die in aanmerking komen.
• Shortlist bepalen – Door je project te toetsen aan de mogelijkheden van de oplossingen op de longlist, kom je tot een volgende selectie. Je brengt hiermee het aantal opties terug naar 3 tot 5 serieuze kandidaten. Een goede shortlist is cruciaal, omdat je steeds dichter bij de finale keuze komt. Met Selectiehulp helpt het ICT informatiecentrum je hierbij.
• Vergelijken en verdiepen – Je beoordeelt de shortlist op basis van verder onderzoek. Je checkt demo’s, referenties, kosten en de implementatieaanpak van de aanbieder.
• Keuze en besluitvorming – Je maakt de definitieve keuze en legt alle afspraken vast met de gekozen leverancier.
• Afsluiting – Na de selectiefase en kan je bezig gaan met de implementatie.

 

Wat maakt de softwarekeuze belangrijk?

Het selecteren van een softwareoplossing lijkt op het eerste gezicht niet zo moeilijk. Maar als je organisatie écht de beste keuze wil maken en fouten wil voorkomen, wordt het al snel een complex traject. Een goed georganiseerd en zorgvuldig uitgevoerd selectietraject is daarom essentieel voor een succesvolle implementatie. Maak je de juiste keuze, dan profiteert je organisatie daar jarenlang van. Kies je verkeerd, dan kan dat juist voor grote problemen zorgen.

Om te bepalen welke software het beste past, zijn twee zaken belangrijk: (1) je moet oplossingen inhoudelijk goed kunnen beoordelen en vergelijken en (2) je moet je eigen bedrijfsprocessen scherp analyseren om tot de juiste wensen en eisen te komen. Dat vraagt om specialistische kennis. Het doorgronden van processen, het signaleren van knelpunten en het afwegen van belangen is bovendien een omvangrijke en complexe opgave.

Wacht daarom niet met het inschakelen van hulp en het verzamelen van de juiste informatie. Doe je dat te laat, dan vertraagt je softwareproject onnodig, lopen de kosten al snel op en neemt de kans op fouten toe.

 

 

 

 

Hoe voorkom je een verkeerde softwarekeuze?

Softwareprojecten kunnen mislukken. Daarvan zijn veel voorbeelden bekend. De schade daarvan kan beperkt blijven bij relatief kleine softwareprojecten, die de kern van je bedrijfsprocessen niet raken. Maar als dat wel het geval is, zoals bij ERP of CRM software, dan kunnen de gevolgen groot, schadelijk, kostbaar en langdurig zijn. De kans op een succesvol selectietraject kan je vergroten door deze uitgangspunten te hanteren:

• Voor het goed aansturen van een ICT project is je eigen kennis meestal onvoldoende. Gebruik aanvullende informatie, zodat je externe adviezen en adviseurs begrijpt en beter kan beoordelen.
• De beste keuzes maakt je als je alle mogelijkheden overziet. Overweeg Selectiehulp of maak zelf op een slimme manier gebruik van AI.
• Check je shortlist en sta open voor aanvullingen en gerichte vergelijkingen. De beste oplossing kan nog ontbreken.
• ICT leveranciers weten altijd meer dan jullie zelf. Je leert altijd van hun kennis, visie en adviezen. Sta er voor open, spreek ze en weet welke kritische vragen je aan ze moet stellen.
• Alle betrokkenen bij je project hebben eigen belangen, praktisch niemand is objectief en 100% onafhankelijk. Eigen kennis is daarom altijd noodzakelijk.
• Je kiest een nieuwe ICT oplossing voor jarenlang gebruik. Neem de tijd voor weloverwogen en goed onderbouwde besluiten.

 

Wat is het belang van een goede analyse?

De software die je kiest, ondersteunt en automatiseert je belangrijkste bedrijfsprocessen. Neem daarom geen besluit zolang deze processen niet goed op orde zijn of verantwoordelijkheden binnen je organisatie nog onduidelijk zijn. Veel software implementaties mislukken omdat bestaande, gebrekkige processen zonder verbetering worden geautomatiseerd.

Nieuwe software lost geen structurele problemen in je processen op. Begin daarom met een grondige analyse. Breng succesfactoren en knelpunten in kaart, stel verbeterpunten vast en pak deze eerst aan. Pas daarna maak je keuzes over software.

Tegelijkertijd kan nieuwe software ook aanleiding zijn om processen verder te verbeteren. Laat je werkwijze waar nodig aansluiten op de mogelijkheden die de software biedt. Maar doe dat altijd vanuit een sterke, goed doordachte basis.

 

Vermijd ‘oud denken’

Bij ieder IT project bestaat het risico van ‘oud denken’. Dit betekent dat je jullie huidige bedrijfsprocessen, vaste gewoonten en verworven rechten als uitgangspunt neemt bij het vernieuwen van de software. Het risico bestaat dan, dat je de oude software gaat nabouwen met de nieuwe. Het resultaat hiervan is meestal desastreus. De vervanging blijkt dan geen vernieuwing en verbetering, maar slechts een nieuwe versie van je oude oplossing.

Daarbij ben je ook volledig voorbijgegaan aan de mogelijkheden van de nieuwe software om jullie processen te verbeteren. Dat dit zo is, ontdek je pas later, als je al te laat bent om je keuzes nog te kunnen terugdraaien. Wat wel? Neem de mogelijkheden van de nieuwe software als uitgangspunt en pas je bedrijfsprocessen daarop aan. Je leest hier alles over in het onderstaande boek, wat niet voor niets één van de meest gelezen IT boeken van de afgelopen jaren is geworden.

 

 

Hoe oriënteer je je op nieuwe bedrijfssoftware?

Kies bij de selectie van software niet te snel voor oplossingen of leveranciers die je al kent. Laat bestaande kennis hierover niet leidend zijn bij de keuze van jullie software. Maak gebruik van onze Selectiehulp of download Softwareselectie met AI. Sta open voor verandering, ook al leidt dat tot andere oplossingen en een andere leverancier dan waar je zelf in eerste instantie aan dacht of waaraan je al jarenlang verbonden bent. Laat je informeren over de ontwikkelingen rondom bedrijfssoftware.

Leveranciers en adviseurs zijn daar de beste en meest actuele bron voor, ook al weet je dat hun adviezen niet helemaal objectief zullen zijn. Vraag hen waar zij tegenaan lopen, wat de knelpunten zijn en wat zij doen om projecten goed te laten verlopen. Juist omdat deze specialisten verschillende oplossingen en belangen hebben, ontstaat een compleet beeld van alle factoren die bij de selectie van de software die je zoekt een rol spelen.

 

 

Hulp bij softwareselectie

 

Wat is de waarde van advies bij softwareselecties?

Bij de selectie van bedrijfssoftware zijn, zeker bij grotere projecten, vaak adviseurs betrokken. Zij brengen specialistische kennis in over software, toepassingen en implementaties. Dat kan waardevol zijn, maar het is belangrijk om te beseffen dat jij uiteindelijk zelf de keuzes maakt.

Houd er ook rekening mee dat adviseurs eigen voorkeuren of belangen kunnen hebben. Bijvoorbeeld omdat zij meer ervaring hebben met bepaalde oplossingen of omdat er commissieafspraken bestaan met leveranciers. Ook mogelijke vervolgopdrachten, kunnen invloed hebben op hun advies. Dit zie je bijvoorbeeld bij adviseurs die zelf ook implementatieprojecten doen. Zorg daarom dat je inzicht hebt in de belangen van de adviseur. Zo kun je beter beoordelen in hoeverre een advies echt in het belang van jouw organisatie is.

 

Wie kan je helpen bij softwareselecties?

Zolang je zelf goed geïnformeerd bent over de markt, het softwareaanbod, de ontwikkelingen en de mogelijkheden, is het minder van belang dat een adviseur ook echt 100% onafhankelijk is. Je hebt dan vaak meer aan adviseurs die je processen begrijpen en de markt kennen waarin je actief bent. Dat kunnen ook minder onafhankelijke adviseurs zijn. Het is hun kennis en ervaring die dan doorslaggevend is om je goed te kunnen helpen in het selectietraject. Je vindt deze specialisten, leveranciers en onafhankelijke adviseurs bij ieder soort bedrijfssoftware dat wij op deze website beschrijven. Alle thema’s vind je hier.

 

Waarom online softwareselecties niet werken

Aan hulpmogelijkheden voor de selectie van software is geen gebrek. Uit diverse hoeken is ondersteuning beschikbaar. Vraag is alleen aan welke hulp je waarde moet hechten en aan welke niet. Veel hulp wordt je online aangeboden, in de vorm van gratis selecties. Je vult een paar gegevens in en er komt een lijstje van geschikte oplossingen uit. Dat klinkt te mooi om waar te zijn en dat is het ook. Bovendien moet je je altijd bekend maken. Dergelijke hulp dient dan ook uitsluitend een commercieel doel en geeft je zelden een objectief beeld van de keuzes die je werkelijk zou moeten maken.

 

Softwareselectie tips

Zoekt je een adviseur die je zo goed mogelijk kan helpen bij het selecteren van nieuwe software, let je dan op de volgende aspecten:

• Gratis selectiehulp is zelden objectief, hoewel er uitzonderingen zijn (zoals onze Selectiehulp). Realiseer je dat goed en onafhankelijk advies altijd geld kost.
• Controleer of een adviseur de markt kent. Blijft marktkennis beperkt tot een paar leveranciers en oplossingen, dan is de kans niet groot dat hun hulp je een betrouwbaar overzicht geeft van alle keuzemogelijkheden.
• Controleer of de adviseur jullie bedrijfsactiviteiten en -processen goed kent. Vraag naar zijn ervaringen en referenties bij organisaties die vergelijkbaar zijn met die van jullie.
• Echt onafhankelijke adviseurs leveren zelf geen oplossing. Controleer of er relaties zijn met leveranciers.
• Maak extern adviseurs vooraf duidelijk tot welk punt je van hun diensten gebruik wilt maken en dat er niet automatisch na het selectietraject meer werkzaamheden volgen.

 

Wat zijn de juridische aspecten van een softwareselectie?

De grote impact van software op je organisatie en bedrijfsprocessen wordt in negatieve zin snel duidelijk als tijdens en na de selectie en implementatie ervan blijkt dat er iets niet gaat zoals je gewenst had. In dergelijke situaties wordt er door jullie en de leverancier over en weer snel verwezen naar wederzijdse rechten en plichten. Door tijdig goede afspraken te maken verklein je de kans dat er zich problemen voordoen en vergroot je de kans dat er snel oplossingen gevonden worden.

Dat klinkt niet al te ingewikkeld. De praktijk is dat echter wel, simpelweg omdat er over heel veel aspecten afspraken gemaakt moeten worden. Denk daarbij aan een nauwkeurige vastlegging van de overeengekomen dienstverlening, meerwerk, minderwerk, de kosten daarvan of de planning. Maar ook gaat het over gebruiksrechten van de software, eigendomsrechten van de data, prestatieverplichtingen en garanties. Leg daarom alles wat belangrijk is contractueel vast en betrek daar zo nodig een jurist bij.

 

 

Download ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Stel je shortlist samen met de Selectiehulp.
Ontdek Softwareselectie met AI.
Mis niets, lees de ICT nieuwsbrief.