Product information management – PIM

Oplossingen, informatie en experts

 

 

PIM UITGELEGD

Wat is product information management en hoe pas je het toe?

 

DEFINITIE – Wat is product information management?

Product information management (PIM) betreft het centraal beheren, structureren en verrijken van de productinformatie binnen je organisatie. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om productspecificaties, kenmerken, varianten, afbeeldingen, documenten, technische gegevens, marketingteksten en prijsinformatie.

Doel van product information management is om één centrale bron te maken van waaruit je actuele productinformatie consistent kan publiceren naar verschillende kanalen, zoals naar webshops, marketplaces, catalogi en systemen van partners in jullie supply chain. PIM zorgt ervoor dat productdata overzichtelijk, compleet en up-to-date is. Hierdoor kan je efficiënter werken, fouten in je productinformatie voorkomen en op een eenvoudige manier nieuwe producten introduceren.

 

EIGENSCHAPPEN – Wat is een PIM systeem en waaruit bestaat deze?

Een PIM systeem is de software die het beheer van je productinformatie faciliteert. Het bestaat uit een datamodel voor eigenschappen en categorieën, workflows voor goedkeuring en verrijking van productdata en import- en exportfuncties. Daarnaast bevat het systeem integratiemogelijkheden met ERP systemen, e-commerceplatformen en andere systemen in je organisatie. Ook tools voor het bewaken van de datakwaliteit zijn vaak onderdeel van PIM oplossingen.

 

TOEPASSING – Wanneer heb je een PIM systeem nodig?

Een PIM systeem wordt noodzakelijk als je merkt dat je productinformatie verspreid staat in Excel, ERP systemen, e-mails, mappen of documenten en het beheer van deze data steeds meer tijd kost of foutgevoelig wordt. Ook als je productassortiment steeds groter wordt of steeds meer internationale varianten kent (taal en andere landgebonden aspecten zijn dan belangrijk), is een PIM systeem eigenlijk onmisbaar.

 

VOORDELEN – Welke voordelen biedt een PIM oplossing?

Een PIM systeem verhoogt de kwaliteit en consistentie van je productinformatie aanzienlijk. Ook de snelheid waarmee je productdata kan terugvinden, aanpassen en publiceren is een belangrijk voordeel. Het feit dat je productgegevens maar één keer hoeft vast te leggen en deze automatisch kan publiceren naar alle door jullie gebruikte kanalen, levert veel tijdwinst op en verhoogt de kwaliteit van je dienstverlening.

Intern zorgt PIM voor efficiëntere samenwerking tussen marketing, inkoop, sales en e-commerce. Je bespaart tijd doordat zoekwerk, correcties en dubbele invoer verdwijnen. Daarnaast ondersteunen PIM systemen internationale verkoop met meertaligheid en dataformaten die je op het kanaal afstemt.

 

Hulp nodig? Deze PIM experts kunnen je helpen met oplossingen en advies.

 

 

PIM SYSTEMEN

Wat is PIM software en hoe selecteer je de beste oplossing?

 

VERSCHIL – Wat is de relatie tussen PIM, ERP, e-commerceplatformen en DAM systemen?

ERP software beheert vooral operationele data, zoals voorraadgegevens, prijsinformatie en logistieke data. PIM richt zich op uitgebreide productinformatie, zoals productbeschrijvingen, technische specificaties en varianten. Een e-commerceplatform gebruikt deze data om producten online te tonen, maar heeft meestal niet de mogelijkheden om complexe productinformatie zelf te beheren.

DAM systemen (digital asset management) zijn speciaal voor het beheer van mediabestanden, zoals afbeeldingen, video’s en handleidingen. In de praktijk kunnen ERP, PIM en DAM samenkomen in een oplossing voor alles. ERP levert dan de basisdata, DAM levert media, PIM verrijkt en structureert alle productgerelateerde data en je e-commerceplatform publiceert de informatie naar klanten.

 

FUNCTIONALITEIT – Wat zijn belangrijke functionaliteiten van een PIM systeem?

Een moderne PIM oplossing biedt centraal productbeheer, een flexibel datamodel, variant- en bundelbeheer, meertaligheid en kanaalafhankelijke publicatiemogelijkheden. Belangrijke functies zijn workflows voor het bewaken van de datakwaliteit, validatieregels, automatische verrijkingsopties en toegangsbeheer. Koppelingsmogelijkheden via API’s met ERP, DAM, e-commerceplatformen zijn onmisbaar. Ook import- en exportfuncties, bulkbewerkingen en dashboards zijn onderdeel van PIM oplossingen.

 

SELECTIE – Hoe selecteer je een PIM systeem?

Zoals bij de selectie van iedere ICT oplossing is een goede voorbereiding essentieel. Daarnaast is hulp van leveranciers  en adviseurs onmisbaar om een compleet beeld te krijgen van alle mogelijkheden en de juiste keuzes daarin. Je begint in ieder geval met het bepalen van jullie eisen. De hoeveelheid producten, de kanalen die je wilt bedienen, de datavelden die je nodig hebt en vereiste integraties zijn voor een groot deel bepalend voor jullie uiteindelijke keuzes.

Vergelijk PIM systemen op flexibiliteit, gebruiksgemak, integratiemogelijkheden, schaalbaarheid en kosten (total cost of ownership). Organiseer demo’s met eigen productdata, zodat je ziet hoe het systeem in jullie situatie werkt. Geef zowel IT als marketing en e-commerce medewerkers invloed op de keuze. Zij werken straks dagelijks met het systeem en de data die er nu ook al is. Selecteer uiteindelijk een oplossing die past bij je huidige én toekomstige groei, die je daarnaast eenvoudig zelfstandig kan blijven beheren en die bovendien een stabiele, ervaren leverancier heeft.

 

IMPLEMENTATIE – Hoe implementeer je een PIM systeem?

Ieder goed informatiesysteem begint met schone data. Start dan ook met het opschonen en structureren van bestaande productdata. Definieer vervolgens je datamodel: attributen, categorieën, varianten en workflows. Begin met een beperkt aantal producten om het proces te testen. Vervolgens richt je het PIM systeem verder in, maak je koppelingen met ERP, DAM en e-commerce en train je jullie gebruikers.

Na de pilot breid je het systeem stapsgewijs uit naar het volledige assortiment. Door de datakwaliteit doorlopend te monitoren en taken en verantwoordelijkheden hierbij vast te leggen, blijft je PIM systeem actueel en succesvol. Projecten rond product information management zijn dan ook niet eenmalig, maar doorlopende processen van verbeteren en verrijken.

 

Hulp nodig? Deze PIM experts kunnen je helpen met oplossingen en advies.

 

De ontwikkelingen gaan snel. Mis niets!

Wij volgen de belangrijkste ontwikkelingen rond alle actuele ICT thema’s en informeren je daarover via de ICT nieuwsbrief.