Project management software

Project management software helpt u om projecten goed aan te sturen. Dankzij de software beschikt iedere projectleider op ieder moment over alle actuele gegevens. Dat zorgt voor meer efficiëntie in uw organisatie en helpt bij het voorkomen van onnodige fouten en kosten. Steeds meer organisaties werken projectmatig. Het voordeel daarvan is dat een project flexibeler is om aan te sturen dan een complete organisatie. Ook worden problemen bij een projectmatige aanpak eerder zichtbaar en kunt u eerder en makkelijker ingrijpen.

Lees op en via deze pagina verder over:

• Wat is project management?
• Functionaliteit
• Voordelen
• Soorten project management software
• Pakketselectie
• Projectmanagement voor dienstverleners

Functionaliteit

Oplossingen voor project management helpen om taken te definiëren, de rollen van betrokkenen aan te geven, vast te leggen hoeveel tijd aan een taak besteed mag worden en te registreren wanneer die afgerond moeten zijn. Een complex project inrichten kan veel werk zijn, maar dat betaalt zich terug in de uitvoeringsfase. Projecten verschillen sterk in omvang en complexiteit. De software is daarom flexibel in te richten.

Het is belangrijk dat alle projectdeelnemers hun gegevens makkelijk kunnen registreren: de resultaten die ze behalen, de tijd die ze besteden en de andere kosten die ze maken. Dankzij een toegankelijke interface is het makkelijk om die gegevens in de project management software in te voeren. De digitale omgeving wordt elke keer precies toegesneden op het lopende project. Toch zien projectmedewerkers die bij verschillende projecten betrokken zijn, steeds een vergelijkbare, vertrouwde vormgeving en indeling.

Voordelen

Project management software geeft overzicht in complexe projecten, omdat alles wat betrekking heeft op het project op een centrale plaats wordt geregistreerd. Zodoende zijn alle deelnemers snel van alle ontwikkeling op de hoogte en kunnen ze hun werkzaamheden indien nodig aanpassen. Project management software verhoogt de kans dat het project een succes wordt aanzienlijk.

De uitgebreidere oplossingen waarschuwen u bovendien voor calamiteiten voordat die zich voltrekken. Bijvoorbeeld wanneer het budget overschreden wordt, als deadlines niet gehaald dreigen te worden of als de benodigde medewerkers op een bepaald moment niet beschikbaar zijn. Ook maken ze het makkelijk om op wijzigingen in te spelen: verander een parameter en de software laat zien wat de gevolgen zijn.

Bij project management oplossingen kunt u de tarieven van alle kostenposten ingeven zodat bij een wijziging niet alleen de gevolgen voor de planning, maar ook die voor het budget duidelijk worden. De werkelijk gemaakte kosten kunt u vervolgens makkelijk overzetten naar boekhoudsoftware of een facturatiesysteem.

Soorten project management software

Omdat er allerlei soorten projecten zijn, zijn er ook verschillende tools die kunnen helpen bij project management.

• Planningssoftware helpt om alle stappen te definiëren, de verbanden vast te leggen en knelpunten op tijd te identificeren.
• Registratietools helpen om het overzicht te behouden. Alle betrokkenen houden in één systeem hun werkzaamheden en resultaten bij. Zo heeft de projectleider altijd een actueel overzicht van de stand van zaken.
• Communicatietools zijn een onmisbaar hulpmiddel, want slechte communicatie is funest voor elk project. Een centrale, voor iedereen toegankelijke opslagplek voor documenten zorgt ervoor dat alle deelnemers over dezelfde informatie beschikken.
• Voor grote projecten zijn er geïntegreerde project management systemen op de markt die alle functies combineren. Vaak zijn ze te koppelen aan de bedrijfssoftware zodat gegevens die in het project management systeem zijn opgeslagen niet apart overgezet hoeven te worden.

Pakketselectie

Welke software het beste is, is afhankelijk van het type projecten dat uw organisatie uitvoert. Inventariseer eerst wat de software moet kunnen en maak daarbij gebruik van de kennis van specialisten. Zij kunnen u als beste informeren over actuele mogelijkheden en toekomstige ontwikkelingen. Belangrijk is om vooraf te weten of u de software intensief of incidenteel gaat gebruiken, of uw projecten complex of eenvoudig zijn en of uw oplossing alleen toegankelijk moet zijn voor uw eigen collega’s of ook voor externe medewerkers.

Denk daarbij niet alleen aan de projecten die uw organisatie op de korte termijn start, maar houd ook de lange termijn in de gaten. Veel pakketten zijn modulair opgebouwd zodat ze kunnen meegroeien met de ambities van uw organisatie. Ook is het belangrijk om medewerkers uit alle geledingen bij het selectieproces te betrekken. Maak in dit proces gebruik van het gratis Handboek Softwareselectie van het ICT informatiecentrum.