Salarisadministratie software
|
Informatie
Zo pak je jullie softwareproject aan
|
4 onmisbare bronnen
Oriënteren op salarissoftware? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Software vergelijken? Bekijk financiële software en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
Wat is salarissoftware en waarom is het belangrijk?
Wat is salarissoftware?
Salarissoftware is specialistische software die je helpt met het automatiseren en beheren van de salarisadministratie van je organisatie. De software zorgt ervoor dat salarisberekeningen efficiënter, nauwkeuriger en conform actuele wet- en regelgeving verlopen. Met de keuze van moderne salarissoftware bespaar je niet alleen tijd en kosten. De nauwkeurigheid van de loonverwerking neemt toe, je maakt minder fouten en dat vergroot de tevredenheid van je medewerkers. Salarissoftware is bijna altijd een cloudoplossing en eenvoudig te koppelen met andere onderdelen van je financiële administratie. Andere benamingen die op dezelfde functionaliteit duiden, zijn loonadministratiesoftware, loonsoftware, salarisprogramma of loonpakket.
Waarom is salarissoftware belangrijk?
Werkgevers hebben de verplichting een loonadministratie bij te houden. Hiermee administreer je de overeengekomen salarissen en maak je de juiste berekeningen met betrekking tot werkgevers- en werknemerslasten. Dit zijn voordelen van salarisadministratie software:
- Salarissen worden tijdig betaald.
- Belastingaangiften en betalingen van loonbelasting worden op het juiste moment gedaan.
- Je hebt doorlopend de beschikking over de juiste belastingdocumenten.
- Medewerkers hebben zelf toegang tot loonstroken en jaaropgaven.
- Er is eenvoudig integratie met payroll dienstverleners mogelijk.
- Aanvullende vergoedingen worden correct en tijdig betaald.
- Regelingen rond pensioenen en uitkeringen worden goed uitgevoerd.
- Medewerkers kunnen gebruik maken van selfservice.
- Er worden minder fouten gemaakt met de verwerking van salarisgegevens.
- Het is eenvoudiger om uitvoering te geven aan CAO afspraken en speciale regelingen.
- Je voldoet sneller aan AVG regels m.b.t. personeelsgegevens en persoonsgebonden informatie.
- De loonadministraties kan eenvoudig gekoppeld worden met andere bedrijfssoftware.
Salarissoftware in de cloud
Alle verkrijgbare salarissoftware is beschikbaar als cloudoplossing. Hierdoor heb je online toegang tot de software en je data. Dat geeft veel flexibiliteit in het bij- of afschakelen van gebruikers en maakt zowel het gebruik als de kosten van de software schaalbaar. Daarnaast heb je zekerheid over tijdige updates en onderhoud, de beschikbaarheid van de software en de veiligheid van je data. Er is meestal een salaris app beschikbaar, zodat salarisgegevens ook op mobiele telefoons en tablets toegankelijk zijn.
Kenmerken van salarisadministratie software
Wat kenmerkt salarissoftware?
Specifieke eigenschappen en voordelen van salarissoftware zijn:
- Automatisering van loonberekeningen – Salarissoftware automatiseert het berekenen van de lonen, zoals het uit het bruto loon bepalen van het nettoloon van werknemers en de aan hen uit te betalen bedragen. Er moet dan rekening gehouden worden met belastingen, sociale verzekeringen, vakantiegeld, pensioenbijdragen, reiskosten, declaraties, bonussen en andere salariscomponenten.
- Compliance met wetten en regels – Lonen en salarissen wordt telkens sterk beïnvloed door politieke besluiten, CAO afspraken en nieuwe wetgeving op het gebied van belastingen en arbeid. De software wordt daarom regelmatig bijgewerkt om te kunnen voldoen aan de laatste wet- en regelgeving. Je bedrijf kan zo altijd voldoen aan alle actuele regels en voorkomt daarmee boetes voor het niet naleven daarvan.
- Integratie met andere systemen – Salarisadministratie software is een mengvorm van financiële software en HRM software kan daardoor meestal eenvoudig geïntegreerd worden met andere bedrijfssoftware, waaronder boekhoudsoftware, ERP software of urenregistratiesoftware. De integratie zorgt voor een naadloze overdracht van data tussen de verschillende systemen.
- Toegankelijkheid van gegevens – Alle salarissoftware is als cloudoplossing beschikbaar. Hierdoor zijn de software en alle data toegankelijk vanaf elke locatie en op elk device met een internetverbinding. Dit vergemakkelijkt het gebruik ervan door zowel medewerkers van de salarisadministratie als werknemers.
- Zelfservice voor werknemers – Werknemers kunnen vaak online toegang krijgen tot hun loonstroken, jaaropgaven en andere informatie en documenten. Deze toegankelijkheid en transparantie vergroten de tevredenheid van werknemers en verminderen de administratieve last voor de HR afdeling of de salarisadministratie.
- Rapportage en analyse – Salarisadministratie software kan uitgebreide rapportagefuncties bieden waarmee je eenvoudig overzichten kan genereren van salariskosten, belastingafdrachten en andere belangrijke financiële data. Deze rapporten zijn belangrijk voor financiële planning en analyse.
- Schaalbaarheid – Salarissoftware kan meegroeien met je organisatie. Als deze groeit, pas je de software gemakkelijk aan op meer werknemers of extra functionaliteit, zonder dat de prestaties van de software of de gebruiksvriendelijkheid ervan daaronder lijden.
Salarissoftware vergelijken en kiezen
Welke keuzes kan je maken voor jullie salarisadministratie?
Om je lonen goed en op tijd te kunnen uitbetalen is het niet noodzakelijk dat je beschikt over specifieke salarissoftware. Deze functionaliteit kan ook onderdeel zijn van andere software. Of je besteedt de loonadministratie uit. Dit zijn de mogelijkheden:
- Losse salarissoftware – Hier is alle functionaliteit gericht op de salarisadministratie. Daarom biedt deze oplossing je vaak de meeste mogelijkheden. Zoek je die, dan koppel je deze software met je andere bedrijfssoftware. Maar je kan ook kiezen voor een separate oplossing, omdat je helemaal geen koppeling wilt en de salarisadministratie ziet als een aparte taak. De kosten betaal je per maand of jaar en per medewerker. De implementatie en het overzetten van je data zijn vaak, met hulp van de leverancier, relatief eenvoudig.
- Salarisadministratie uitbesteden – Je kan er voor kiezen om je salarisadministratie niet zelf uit te voeren, maar volledig uit te besteden. Je hoeft dan uiteraard niet zelf te beschikken over salarissoftware. In dat geval is het voldoende dat je accountant of salarisverwerker over de software beschikt. Je ontvangt de loonstroken en belastingaangiften en verwerkt die in je financiële administratie. Via een eigen portaal kunnen werknemers toegang hebben tot hun loonstroken, jaaroverzichten en andere persoonsgebonden loongegevens.
- Salarissoftware als onderdeel van HRM software – HRM systemen bieden goede en betrouwbare oplossingen voor je loonadministratie. Je hoeft dan geen los pakket aan te schaffen. Alles wat je nodig hebt, zit in de HRM software. Voordeel hiervan is dat je alle HR functies en data bij elkaar hebt.
- Salarissoftware als onderdeel van ERP software – ERP software is de meest geïntegreerde vorm van bedrijfssoftware. Alle functionaliteit voor je bedrijfsadministratie maakt er onderdeel van uit. Dat geldt ook voor HR functionaliteit, waaronder salarisverwerking. Kijk dus ook altijd naar wat je ERP software aan oplossingen biedt of wacht met nieuwe salarissoftware tot je nieuwe ERP software gaat implementeren.
Hoe selecteer je salarissoftware?
De belangrijkste keuze die je moet maken, is de keuze uit de hierboven genoemde mogelijkheden. Besteed je jullie salarisadministratie uit, dan is alleen de keuze van je juiste dienstverlener belangrijk. Selecteer je zelf de softwareoplossing als los pakket of als onderdeel van HRM of ERP software, dan zijn ook de volgende aspecten van belang:
Inventariseer de behoeften – Ga na wat de specifieke wensen en eisen van je organisatie zijn. Kijk naar het aantal werknemers, eisen aan de loonstructuur, het al dan niet werken met internationale loonverwerking, het soort arbeidscontracten dat je hebt, enz. Bepaal welke functionaliteit belangrijk is, zoals fiscale berekeningen, integratie met HRM software, ERP software of andere financiële software, de toegankelijkheid tot data, de wetten en regels waaraan je moet voldoen (compliance) of de mate van selfservice die je je personeel wilt geven.
Gebruiksvriendelijkheid – Altijd een essentieel onderdeel van je afweging of software bij je past. Ook salarissoftware moet intuïtief en makkelijk te gebruiken zijn, voor zowel de medewerkers van de salarisadministratie als de andere werknemers. Grote gebruiksvriendelijkheid zorgt voor lage trainingskosten en een snellere acceptatie van de nieuwe salarissoftware binnen je bedrijf.
Kosten – De totale kosten van de software bestaan uit eenmalige kosten bij de implementatie van de software en terugkerende gebruikskosten. Eenmalige kosten zijn de kosten voor configuratie, datamigratie en training. Terugkerende gebruikskosten zijn een vast maandbedrag voor gebruik van de software, support, onderhoud, beveiliging en updates. Check goed op verborgen kosten, zoals kosten voor extra modules, gebruikerslicenties of aanvullende support.
Support en service – De salarissoftware zelf kan heel goed zijn, maar als de leverancier dat niet is, kan het gebruik van de software een drama worden. Kijk daarom goed naar de leverancier en de ervaringen daarmee van andere gebruikers. Klantenservice, ondersteuning, betrouwbaarheid en uptime garanties zijn essentieel voor het probleemloos in stand houden van je salarisadministratie.
Schaalbaarheid – Meestal is dit geen punt, maar controleer goed of de salarisadministratie software mee kan groeien met je bedrijf. De mogelijkheid om functionaliteit en gebruikers toe te voegen is belangrijk.
Compliance – Check hoe snel de software wordt aangepast op veranderende wetten en regels. Rondom salarissoftware gebeurt dat regelmatig. Met actuele software voorkom je boetes of juridische problemen.
Test de software – maak gebruik van test- en proefversies. Alleen zo kan je zien of de software voldoet aan je verwachtingen en aansluit op jullie bedrijfsprocessen.
Salarissoftware leveranciers en adviseurs
Overzicht van leveranciers en adviseurs
Een belangrijke keuze voor je salarissoftware is of je de salarisadministratie zelf wilt doen of gaat uitbesteden. Kies je voor zelf doen, dan sta je opnieuw voor meerdere keuzes: een separate oplossing of de software als onderdeel van HRM of ERP software. Laat je goed adviseren over deze keuzes door je accountant en door leveranciers van de software. Als geen ander kennen zij de voordelen en nadelen van alle oplossingen en wat dat betekent voor jullie salarisadministratie.
Lees verder over salarissoftware
Oriënteren op salarissoftware? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Software vergelijken? Bekijk financiële software en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief
Ook interessant
HRM software
ERP software
Boekhoudsoftware
Financiële software
