Workflow management

Oplossingen, informatie en experts

Workflow management helpt je om werkzaamheden binnen je organisatie gestructureerd, voorspelbaar en zo foutloos mogelijk te laten verlopen. Het brengt taken, verantwoordelijkheden en informatiestromen overzichtelijk samen, zodat iedereen weet wat en wanneer er iets moet gebeuren. Je verkort hierdoor doorlooptijden, voorkomt miscommunicatie en verhoogt de kwaliteit van je dienstverlening. Goed workflow management zorgt voor efficiëntie en een beter beheersbare organisatie die gemakkelijker kan meegroeien met nieuwe klantvragen of veranderende marktomstandigheden. Lees hier over workflow management, hoe je een project op dit gebied aanpakt en wie je daarbij kan helpen.

Direct naar

Workflow management uitgelegd
Meer over workflow management
Nieuws en ontwikkelingen →
Oplossingen en advies

– – – – – – – – – –

Digitale transformatie →
Robotic proces automation →
Procesoptimalisatie →
Business process management →

Experts

Kijk voor oplossingen, adviezen, inspiratie en praktijkcases bij:

Procesgemak
LinkIT
PLMxpert
Bynder

> Meer experts

WORKFLOW MANAGEMENT UITGELEGD

Wat is workflow management en hoe start je een project?

DEFINITIE – Wat is workflow management?

Workflow management gaat over het organiseren, sturen en automatiseren van de parallelle en opeenvolgende taken, activiteiten en beslismomenten in je organisatie. In een workflow leg je vast wie wat doet, in welke volgorde en met welke informatie. Door de workflows binnen je bedrijf inzichtelijk te maken en te stroomlijnen, voorkom je vertragingen, miscommunicatie en dubbel werk.

Doel van het stroomlijnen van deze processen is het verbeteren van de manier waarop teams in je organisatie samenwerken en taken uitvoeren. Het zorgt ervoor dat processen voorspelbaar, consistent en meetbaar worden. Hierdoor kun je eenvoudiger bijsturen, efficiënter werken en sneller reageren op veranderingen in klantbehoeften of marktomstandigheden.

ROL – Wat is de relatie met procesoptimalisatie?

Workflow management is een belangrijk onderdeel van procesoptimalisatie. Waar procesoptimalisatie gericht is op het verbeteren van de gehele werkwijze, focust workflow management specifiek op het beheersen van de taakvolgorde, overdrachtsmomenten en besluitpunten. Door het structureren van workflows kan je niet-efficiëntie taken en handelingen detecteren en wegnemen.

Dankzij workflow management worden je processen beter meetbaar, waardoor optimalisatie van je bedrijfsprocessen sneller en gerichter kan plaatsvinden. Workflow management is daarom vaak de stap die volgt nadat je jullie proces hebben geanalyseerd en opnieuw hebben ontworpen. Modern workflow management ondersteunt en versnelt procesoptimalisatie, doordat het een fundament legt voor verdere automatisering, integraties en datagedreven beslissingen.

VOORDELEN – Wat is het voordeel van workflow management?

Met goed workflow management zorgt je voor snellere doorlooptijden, minder fouten en efficiëntere samenwerking tussen teams. Medewerkers weten precies welke taken zij moeten uitvoeren en wanneer. Dat vergroot de duidelijkheid en rust in je organisatie. Gelijktijdig verbetert het klanttevredenheid, omdat aanvragen sneller afgehandeld kunnen worden en processen beter voorspelbaar worden.

Ook geeft workflow management realtime inzicht in knelpunten, zodat je sneller kunt bijsturen. Door workflows te standaardiseren, wordt je organisatie schaalbaarder en minder afhankelijk van individuele medewerkers. Bovendien kun je gemakkelijker automatiseren, zodat je organisatie wint aan professionaliteit en wendbaarheid.

SIGNALEN – Hoe weet je dat workflow management moet verbeteren?

Typische signalen zijn vertragingen tussen afdelingen, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en (hinderlijk) veel onderlinge communicatie bij het afronden van taken. Als medewerkers taken handmatig moeten doorsturen, regelmatig stappen vergeten of als er informatie op verschillende plekken staat, kan je concluderen dat de workflow niet optimaal functioneert. Ook foutgevoelige Excel-lijsten, veel mailverkeer, dubbele invoer of afhankelijkheid van specifieke medewerkers wijzen op problemen met de workflow. Als je klanten te lang moeten wachten op antwoorden of interne afstemming veel tijd kost, is dat eveneens een signaal om te gaan werken aan verbetering.

TOOLS – Welke ICT oplossingen zijn er voor het verbeteren van je workflow management?

Er zijn diverse oplossingen om je workflows te ondersteunen, te automatiseren en inzicht te maken. Er bestaat specifieke workflow management software, maar ook met andere software kun je jullie workflows verbeteren: BPM software, CRM software, workflow modules in je ERP software, document management systemen en RPA oplossingen.

Moderne workflow oplossingen bieden je dashboards, notificaties, integraties met andere systemen en mogelijkheden om processen te (her)ontwerpen. zonder dat daarvoor programmeren. Wat voor jullie de beste oplossing is, hangt af van je processen, de schaalgrootte van je toepassing en de IT oplossingen die je al gebruikt. Schakel voor een goede analyse, gericht advies en hulp bij de implementatie van een nieuwe softwareoplossing altijd de hulp in van een ervaren leverancier of adviseur.

PROJECT – Hoe ziet een workflow management project eruit?

Begin je workflow management project met het in kaart brengen van de huidige workflows en de knelpunten daarin. Bepaal daarna hoe de ideale workflow eruit moet zien. Je beschrijft welke stappen nodig zijn, wie verantwoordelijk is en welke informatie op welk moment beschikbaar moet zijn. Vervolgens selecteer je de best passende ICT oplossing en ontwerp je de workflow digitaal.

In de testfase test je de nieuwe werkwijze met een kleine groep gebruikers. Je realiseert dan eerst nog de laatste verbeteringen en rolt de workflow oplossing daarna helemaal uit. Training, duidelijke communicatie met toekomstige gebruikers en continue monitoring zijn allemaal essentieel. De expert die je bij de implementatie begeleidt, speelt hierin een belangrijke rol.