Inkoopsoftware – Purchase to pay

Inkoopsoftware helpt bij het automatiseren en digitaliseren van uw inkoopproces. De software verbetert uw inkoopproces, reduceert de inkoopkosten, maakt het plannen van de inkoopcapaciteit gemakkelijker en verbetert het strategisch inkopen in uw organisatie. Hiermee optimaliseert u uw inkoopmanagement, wat een positieve invloed heeft op uw concurrentiepositie. Door het toegenomen strategische belang van inkoop management wordt de keuze van de juiste software steeds belangrijker. Deze informatie helpt u daarbij.

Wat is inkoopsoftware?

Met inkoopsoftware automatiseert u de operationele en administratieve processen rondom de inkoop en aanschaf van producten en diensten. Inkopen is een kernactiviteit voor de meeste organisaties, met name voor handelsbedrijven en productiebedrijven waarbij de goederenstroom van inkomende producten groot is. Met inkoopsoftware kan de inkoopafdeling offertes aanvragen, bestellingen doen, de ontvangst van producten administratief verwerken en de factuur betaalbaar stellen. Dit hele traject wordt aangeduid als purchase to pay.

Geautomatiseerde workflows begeleiden het invoer- en goedkeuringsproces. Met rapportages behoudt u het overzicht op inkoopprocessen en wordt overzicht gecreëerd. Toepassingen van inkoopsoftware zijn voor onder andere sourcing, leveranciersbeheer, contractmanagement, controle op bestellingen, budgetbewaking, factuurverwerking en spend management. Lees hier meer over de toepassingen van inkoopsoftware

Soorten inkoopsoftware

Er zijn diverse soorten inkoopsoftware. Meestal is deze software geïntegreerd in het ERP systeem of boekhoudpakket dat uw bedrijf gebruikt. Een los systeem is ook mogelijk. Welke oplossing u kiest is afhankelijk van het belang dat inkoop heeft in uw bedrijfsproces, de al aanwezige bedrijfssoftware en de mate waarin u uw processen wilt automatiseren en digitaliseren. Er kan onderscheid gemaakt worden in:

Excel voor inkoopadministratie

In kleine organisaties met een beperkt inkoopvolume en een eenvoudig inkoopproces wordt vaak nog Excel gebruikt om de inkoop te administreren. Voor de serieuze aansturing van inkoopprocessen, en zeker bij grotere inkoopvolumes en inkoopfrequenties, is Excel uiteraard geen optie meer. In die gevallen is inkoopsoftware nodig. Voor het organiseren, plannen, uitvoeren en optimaliseren van inkoopprocessen is Excel niet geschikt. Het is daarvoor te foutgevoelig, te beperkt in het aantal gelijktijdige gebruikers en onvoldoende overzichtelijk.

Inkoop, purchase of procurement: welke software heeft u nodig?

Als u zoekt naar softwareoplossingen voor het automatiseren en digitaliseren van uw inkoopprocessen, het inkoopmanagement of uw inkoopadministratie komt u meerdere begrippen tegen. Purchase is de meest letterlijke vertaling van het woord inkoop of aankoop en wordt het meest gebruikt, zoals in purchase to pay of purchase to order. Ook begrippen als procurement software en e-procurement komt u tegen, hoewel dat andere functionaliteit biedt dan inkoopsoftware. Het begrip ordermanagement software kan u op het verkeerde been zetten. Lees hier meer over procurement software, andere software rond de inkoop van goederen en diensten en de verschillen daartussen.

Waarom inkoopsoftware gebruiken?

Bij inkoopprocessen moet veel informatie beschikbaar zijn en opgeslagen kunnen worden. Gebruikers moeten doorlopend antwoord kunnen krijgen op veel vragen, zoals:

De software begeleidt alle stappen van het inkooptraject van inkoopopdracht tot en met de financiële afhandeling (purchase to pay), zodat dit proces soepel en op tijd verloopt. Bovendien verzamelt de software data over alle afgeronde stappen. Deze data is bruikbaar voor analyses en ondersteunt u bij toekomstige beslissingen. Hierdoor kunt u risico’s van tekorten of budgetoverschrijdingen voorkomen.

Met inkoopsoftware kunt u het inkoopproces vergaand automatiseren. Dankzij integratie met de systemen van uw toeleveranciers kunt u rechtstreeks vanuit uw eigen systeem in hun elektronische catalogus bestellen, waarna alle verwerking automatisch verloopt. Dergelijke automatisch gegenereerde inkooporders kan het systeem ook baseren op het voorraadpeil. Daarvoor zijn dat koppelingen nodig met uw voorraadbeheersoftware of WMS systeem.

Voordelen van goede inkoopsoftware

Met inkoopsoftware kunt u inkoopprocessen automatiseren en daarmee optimaliseren. Dat levert u diverse voordelen op:

Software voor inkoopmanagement

Inkoopmanagement, inkoopbeheer of purchase management zijn drie begrippen voor dezelfde discipline. Het gaat in alle gevallen om het centraal beheren van alle inkoopovereenkomsten op grond van het inkoopbeleid van uw organisatie. In dat beleid worden voorwaarden gesteld voor maximale kosten, de kwaliteit van producten en diensten, maar ook bijvoorbeeld de milieukenmerken van leveranciers of logistieke voorwaarden. Op basis van al deze voorwaarden worden leveranciers geselecteerd en overeenkomsten gesloten. Het beheer van de relaties met uw leveranciers valt daarom ook onder inkoopmanagement.

Een andere belangrijke functie van inkoopmanagement is het beoordelen en nemen van beslissingen op basis van de gegevens die het inkoopsysteem aanlevert. In dit systeem worden de leveranciers, de overeenkomsten met die leveranciers en de uitvoering van die overeenkomsten opgenomen. Geïntegreerde pakketten kunnen de data van de inkoop voor een deel automatisch vergelijken met de data uit de verkoop, zodat patronen en trends worden blootgelegd. Voor u kan dat belangrijke managementinformatie zijn.

Inkoopsoftware voor e-commerce

Ook voor webwinkels is de inkoop van producten een essentiële functie. Daarbij speelt het geen rol of u uw magazijn zelf beheert of niet. Anders dan grote productiebedrijven heeft een e-commercebedrijf vaak te maken met kleine bestellingen. De softwarepakketten die voor grote bedrijven zijn bedoeld, zijn door hun complexiteit vaak minder geschikt voor webwinkels. Toch zijn er softwareoplossingen waarmee webwinkels beter uit de voeten kunnen.

Meestal is dit een inkoopmodule voor uw boekhoudsoftware of ERP systeem en zijn er koppelingen met uw voorraadbeheersoftware of WMS systeem. U krijgt dan een signaal wanneer een product uit voorraad dreigt te raken, zodat u weet wanneer u moet bestellen. Als uw software de juiste overzichten kan genereren, ziet u direct welke producten beter lopen en welke minder goed. Daarmee kunt u uw inkoop optimaliseren.

Inkoopsoftware in de cloud

De leveranciers van inkoopsoftware bieden hun product voornamelijk aan als webapplicatie: inkoopsoftware in de cloud. De voordelen van cloudoplossingen zijn u waarschijnlijk bekend: veel kosten (hardware, installatie, onderhoud, databeveiliging) hoeft u niet zelf meer te maken, terwijl de software overal en altijd beschikbaar is, de implementatie veel eenvoudiger is en ook het uitbreiden met nieuwe gebruikers of functionaliteit veel sneller verloopt. Daar zijn de laatste jaren ook nog andere voordelen bijgekomen: dankzij de rekenkracht op de servers in de cloud kunt u ook artificial intelligence toepassen. Online inkoopsoftware wordt inmiddels breed toegepast en heeft duidelijk de voorkeur boven on premise oplossingen. De flexibiliteit, beschikbaarheid, schaalbaarheid en dataveiligheid van cloudoplossingen vormen daarvoor de belangrijkste verklaring.

Ontwikkelingen

De markt voor inkoopsoftware en zeker die voor e-procurement groeit aanzienlijk. Deze groei aan zowel aanbodzijde als gebruikerszijde zal de komende jaren doorzetten. Deze trend is voornamelijk toe te schrijven aan de kostenbesparingen en efficiencyverbeteringen die u met goede inkoopsoftware kunt realiseren. Er is steeds minder tijd nodig voor het plaatsen van bestellingen en het verwerken van facturen. Ook de steeds betere mogelijkheden voor risicobeheer zorgen voor een stijgende belangstelling voor purchase to pay software. Tot slot zal steeds verdere integratie van bedrijfsfuncties in de software op haar beurt leiden tot steeds verdere automatisering. Hierin kan ook robotic process automation (RPA) een belangrijke rol spelen.

Lees verder

Inkoopsoftware toepassingen
Procurement software, purchase software, bestelsoftware en ordermanagement software
Inkoopsoftware leveranciers