Home » VoIP internetbellen » VoIP leverancier selecteren

VoIP leverancier selecteren

Hoe u in 5 stappen een aanbieder van internetbellen selecteert

Voor een goede selectie van een VoIP oplossing, kunt u zich aan de onderstaande vijf stappen houden.

STAP 1: Doelstellingen bepalen

Een overstap naar Voice over Internet Protocol draait niet alleen om kosten. Om enig inzicht te krijgen in de andere argumenten, moet u weten wat de huidige stand van zaken is in uw organisatie. Weet u precies hoe het zit met uw telefooncentrale? Wat doet er nu mee? Waarvoor heeft u die nog meer nodig (fax, PIN, alarm, frankeren, etc.)?

Uw strategie en plannen
Met de antwoorden op de bovenstaande vragen kunt u beter inschatten wat de overstap naar VoIP betekent voor uw organisatie en bepalen welke doelstellingen u wilt bereiken met die overstap: gaat het om besparen, verbeteren van de communicatie en de bereikbaarheid, professionaliteit, uitstraling, vergroten van de klanttevredenheid, faciliteren van bijvoorbeeld thuiswerken voor uw medewerkers, toevoegen van functionaliteit als videoconferencing en daardoor tijd- en geld besparen? Of wilt u simpelweg alle niet-kernactiviteiten uitbesteden?

Formuleer doelstellingen
Inventariseer, formuleer en formaliseer uw doelstellingen. Daarmee wordt het eenvoudiger om te bepalen wat nodig is om die doelstellingen te halen en wie welke rol daarin speelt.

STAP 2: Inventarisatie maken

De volgende inventarisatie betreft de technische infrastructuur. Zo’n nieuwe toepassing van IP-telefonie heeft grote impact op zowel de organisatie als de techniek die daarin al aanwezig is. Dat zijn de omgevingsfactoren. Daartoe horen zaken als WAN, LAN, bandbreedte, juiste router, hoe ziet de netwerkarchitectuur er uit, hoe staat het met beveiliging, maar ook zaken als de (al dan niet) aanwezige kennis over VoIP in de organisatie, het beschikbare budget, de organisatiestructuur etc. Al deze omgevingsfactoren bepalen samen de business case: is het aantrekkelijk en rendabel voor uw organisatie om de overstap naar VoIP te maken?

STAP 3: Bepalen van het soort oplossing

Als u weet wat u wilt en wat u heeft, wordt het tijd voor de derde stap: de combinatie van deze eerste stappen moet leiden tot een concept waarbinnen zoveel mogelijk wensen kunnen worden vervuld. Daaruit moet uiteindelijk de oplossing voortkomen die voor uw organisatie het best geschikt is. U kunt ook tot de conclusie komen dat eerst een aantal andere randvoorwaarden moet worden vervuld, om daarna de volgende stap te kunnen maken. Als de technische omgeving niet voldoet of het budget is niet toereikend om aan de eisen die IP telefonie stelt te kunnen voldoen, moet u eerst maatregelen nemen: u moet uw concept aanpassen of het budget bijstellen.

Afhankelijk van of u het zelf gaat doen dan wel de hele toepassing van internetbellen gaat uitbesteden, moet u nadenken over het beheer. Bij uitbesteding is dat belegd bij de dienstverlener. Doet u het zelf, dan moet u nadenken over hoe het beheer wordt geregeld. Uw organisatie wordt straks afhankelijk van deze manier van communiceren, dus betrouwbaarheid, continuïteit en gebruiksvriendelijkheid zijn cruciaal.

STAP 4: VoIP Leverancier selecteren

De keuze voor een leverancier wordt bepaald door wie het best in staat is het concept wat u heeft uitgewerkt in te vullen en uit te voeren. Daarbij is een aantal afwegingen van belang:

Wilt u met één leverancier werken, of kunnen het er meer zijn met elk hun eigen specialisme?
Welke rol wilt of kunt u zelf spelen bij de implementatie?
Heeft u voldoende kennis in huis om die implementatie te begeleiden, dan wel deels zelf uit te voeren, of bent u volledig afhankelijk van de expertise van een ander?

Voor het slagen van het project is de ondersteuning van de leverancier erg belangrijk. De ervaring heeft geleerd dat daar een grote valkuil verborgen ligt. Het is in uw belang dat u in uw overwegingen meeneemt wat u zelf kunt en waar u een expert voor nodig heeft. Indien u daarvoor één leverancier inzet, is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Zijn er meerdere partijen, kan het een optie zijn om een system integrator in te huren voor de begeleiding. Zeker als u die competenties zelf niet of te weinig in huis heeft.

Daarnaast spelen uiteraard zaken als functionaliteit, prijs/prestatie-verhouding, levertijd, referenties, flexibiliteit, garanties en de bereidheid en deskundigheid mee te denken over uw specifieke situatie een rol bij het bepalen van de keuze voor een leverancier. Zoek de juiste specialist bij het gevraagde specialisme. U zoekt een leverancier voor VoIP oplossingen; geen leverancier voor communicatietoepassingen in het algemeen. Houd duidelijk de zaken van elkaar gescheiden. Zoals het ook handig kan zijn om het internetdeel te scheiden van het internetbellen. Belegt u alles bij één partij, bent u wel erg afhankelijk. Bij elke beslissing maakt u de afweging: wat doe ik zelf en wat laat ik doen? Vraag ook naar referenties van een leverancier. Een leverancier die een goede naam heeft opgebouwd, zal daar geen moeite mee hebben.

STAP 5: VoIP oplossing implementeren

Alles staat nu op de rit: de doelstellingen, de technische randvoorwaarden, het concept en de eisen aan de leverancier. Daarmee kunt u van start met de implementatie van Voice over IP in uw organisatie. Voorafgaand aan de implementatie is het verstandig een plan van aanpak te maken:

Wat moet er gebeuren?
Wanneer gebeurt wat?
In welke volgorde gebeurt het?
Wat is het tijdpad?
Wat zijn de consequenties van elke stap?
Wat moet het resultaat zijn?

Neem ook de tijd om tussendoor die resultaten te toetsen, om er zeker van te zijn dat u op de goede weg bent. Tot slot, uw medewerkers moeten worden begeleid en opgeleid in het gebruik van VoIP. Dat laatste moet in ieder geval, ook wanneer u VoIP als dienst afneemt bij een provider.

Tips en adviezen over VoIP selectie

De beste VoIP leverancier selecteren voor uw organisatie? Onderstaand volgt nog een aantal tips:

Controleer internationale beltarieven en stem deze af op wat de behoefte (lees: belpatronen) van uw organisatie is. Controleer de tarieven voor de verschillende bestemmingen. Daar kunnen behoorlijke verschillen inzitten die voor u van belang kunnen zijn. Goedkoop bellen naar het Midden-Oosten is voor u misschien niet van belang, maar wel wat het kost naar Noorwegen, Zweden, Denemarken, want daar zitten uw afnemers en/of uw partners.
Hoeveel belt u eigenlijk en verwacht u daar veranderende behoefte in voor de toekomst? Onbeperkt bellen is niet altijd hetzelfde als onbeperkt bellen. Er zijn altijd beperkingen.
Verzeker u ervan dat de kwaliteit van de gesprekken voldoet aan uw eisen. Wat wilt u uitstralen? Is klantenservice en bereikbaarheid cruciaal voor uw bedrijf, dan mag de kwaliteit van de VoIP u daarbij niet in de weg staan.
Overweeg ook een SIP trunk. Het kan u geld schelen, zonder in te hoeven leveren op kwaliteit.
Betrouwbaarheid voor alles. U kunt het zich niet veroorloven niet bereikbaar te zijn. Voor u het weet, is uw klant met een concurrent in gesprek.
Zorg ervoor dat uw IP PBX kan werken met alle gangbare providers van internetbellen. Kies er een die eenvoudig is aan te passen aan veranderende behoefte of provider. Ook het beheer van deze IP PBX moet eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn. U bent ervan afhankelijk voor uw business.
Bedenk wat u zelf wilt doen aan VoIP en wat u uitbesteedt. Er is nogal wat technische kennis vereist en heeft u die in huis? Die aanwezige kennis bepaalt mede de keuze voor de oplossing die bij u wordt geïnstalleerd. Bedenk echter dat dat ook beperkingen met zich mee kan brengen. Soms kan het volstaan om af en toe aanvullende kennis in te huren, maar als dat niet toereikend is, moet u misschien overwegen om een VoIP toepassing af te nemen als dienst. Wie de stap zet naar VoIP kan een grote verbetering in communicatie bewerkstelligen, maar als het niet goed werkt of niet voldoet aan de wensen, is de val naar beneden extra hard.
Kies voor een betrouwbare en stabiele partij om u te helpen met deze belangrijke stap. Verzeker u ervan dat ze u kunnen ondersteunen waar en als dat nodig is. Kies ook voor een leverancier die in staat en bereid is tot het leveren van extra diensten.
Zorg ervoor dat eerst alles op zijn plaats zit voor de daadwerkelijke overstap wordt gemaakt. Test vooraf grondig en voorkom dat gebreken pas naar boven komen als u al over bent.
Vergeet niet om uw oude abonnement op te zeggen en controleer of dat daadwerkelijk is gedaan.
Maak een stappenplan met alle aspecten rondom VoIP en houd dat als leidraad voor de uitrol en de voortgang. Nadat alles is uitgerold, zijn er nog steeds zaken die voortdurend aandacht vragen, zoals onderhoud, service en beheer. Bereid u dus goed voor en leg alles vast in heldere documentatie.
De overstap naar VoIP is een mooi moment om te inventariseren wat u aan nummers in gebruik heeft en waarvoor. Het gebeurt maar al te vaak dat het alarm, de fax of een telefoon in de lift worden vergeten. Probeer het eventueel te laten aansluiten op de overgang naar VoIP.
Wilt u een back-up aanhouden? Dan kan een ISDN centrale nog dienstdoen. Met behulp van een SIP trunk kan dan alsnog snel een noodvoorziening worden geregeld. Wel handig om het vooraf even te testen met een nummer dat minder belangrijk is. Dan weet u in ieder geval zeker dat als de nood aan de man is, u erop kunt vertrouwen dat het goed komt.